Comment une solution de gestion d’horaire a aidé des groupes d’urgence

Les groupes d'urgence sont de plus en plus sous pression pour diminuer les temps d'attente. Pour résoudre ce problème, PetalMD a conçu un logiciel qui optimise les horaires des médecins en abordant les deux principaux facteurs influençant le temps d'attente : les disponibilités des médecins et le rendement.

Nous avons rencontré trois membres du personnel chargés des horaires au sein de trois hôpitaux pour mettre en évidence l’augmentation en efficacité et l’amélioration de leur milieu de travail grâce à PetalMD.

Les groupes d’urgence ressentent une forte pression pour améliorer leur rendement

Le nombre de visites à l'urgence augmentent plus rapidement que ce que les hôpitaux peuvent gérer. Sans l’ajout de médecins et de lits, les services des urgences sont de plus en plus sous pression. Ils doivent réduire le temps d’attente et améliorer leur rendement. Plusieurs se tournent vers la technologie pour les aider à optimiser la disponibilité et le rendement des médecins, puis le flux des patients.

Une étude comparant 11 pays a permis de constater que le Canada a le plus long temps d’attente avant de pouvoir être traité, soit 4 heures ou plus, ce qui représente 19 % de plus que la moyenne..

La mission de PetalMD est d'aborder deux facteurs qui influencent le temps d'attente : la disponibilité des médecins et leur rendement. La solution avancée optimise l’horaire d’un groupe d’urgence selon les règles, limites et contraintes spécifiques du planificateur. Un horaire optimal a un effet positif sur le rendement des médecins, ce qui conduit à un meilleur flux de travail à l’urgence.

Pour savoir comment un groupe d'urgence a économisé 50 % du temps de gestion des horaires, lisez l'étude de cas.

La planification des horaires aux urgences est une tâche complexe

Alors, qu’est-ce qui fait en sorte que les horaires des groupes d’urgence sont difficiles à gérer? La création de l’horaire pour un groupe d'urgence est plus complexe que la plupart des autres départements dans un hôpital. Contrairement à la plupart des spécialistes, les urgentologues doivent couvrir une journée complète en suivant les directives établies dans leur milieu. Les médecins agissent également à titre d’employés autonomes, chacun ayant un contrat de travail avec un certain nombre de quarts à travailler par mois. De plus, les médecins ont des préférences pour certains quarts de travail, qui sont souvent classés par ordre d'ancienneté. Ceci dit, une des plus grandes difficultés pour un planificateur est de répartir équitablement les tâches parmi les médecins du groupe en fonction de leurs préférences et leur contrat.

À titre d’exemple, le planificateur de l’horaire du service des urgences du Centre régional de santé de Peterborough (CRSP), Dr Friesen, prenait 40 heures par période pour créer son horaire. Lorsqu’il a débuté en tant que planificateur dans les années 80, il avait seulement 6 médecins et 5 tâches à planifier par jour. Aujourd'hui cependant, avec 32 médecins travaillant dans le service des urgences et 11 tâches à combler par jour, la création manuelle de l'horaire est devenu insoutenable.

« Le temps que je prenais à planifier l’horaire de mon groupe était insoutenable », dit Dr Friesen, planificateur au Centre régional de santé de Peterborough.

La solution de PetalMD fait gagner du temps et augmente la satisfaction au travail

Pour résoudre les problèmes auxquels sont confrontés les services hospitaliers dans la gestion des horaires des médecins, PetalMD a développé un système de gestion d’horaires automatisé. Le logiciel guide le planificateur à travers l’exécution d’un processus étape par étape, offrant la flexibilité nécessaire de choisir quelle affectation de tâche doit être priorisée. Ensuite, un algorithme mathématique prend les règles et les contraintes prévues par le planificateur et propose la meilleure solution possible. Les médecins sont libres d’échanger leurs tâches entre eux à partir de tout appareil électronique, gardant ainsi le plein contrôle.

« Le logiciel crée automatiquement un calendrier avec des tâches qui sont mieux réparties. Ceci a un effet positif sur l’équilibre entre le travail et la vie personnelle des médecins car ils ont plus de temps pour se reposer entre les quarts de travail », dit le Dr Friesen.

Lisez notre étude de cas de groupes d’urgence « Comment une solution de gestion d’horaires fait gagner du temps et augmente la satisfaction des médecins »  pour en savoir plus sur la façon dont notre solution avancée de planification d’horaires fait gagner du temps, augmente la satisfaction au travail et plus encore. Cette étude de cas est le résultat de trois entrevues clients incluant deux planificateurs en chef et un coordonnateur des affaires médicales en Ontario.