Médecins : 10 raisons de gérer vos horaires avec PetalMD

Voici 10 raisons de vous joindre aux 37 000 médecins qui créent, gèrent ou consultent leurs horaires avec la plateforme de PetalMD.

1. Automatiser la création des horaires

De manière générale, plus un horaire de médecins est complexe, plus la planification automatisée représente un gain de temps significatif pour le planificateur et une distribution des tâches équitable entre les membres du groupe. La solution développée par PetalMD fait appel à un algorithme qui tient compte des indisponibilités des médecins, des couvertures de garde minimum, des surspécialités, des cibles à atteindre en matière d’équité et d'une foule d'autres facteurs pour automatiser la création des horaires.

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2. Respecter au maximum les disponibilités des médecins

Le système s’assure que l’ensemble des demandes transmises au responsable de l’horaire sont prises en compte et respectées autant que possible. Lorsque certaines demandes sont incompatibles entre elles, l'interface souligne le conflit et le responsable peut ajuster l’horaire manuellement. Il peut également accorder une priorité à certaines règles en fonction de ce qui importe le plus aux membres de son département.

3. Distribuer les quarts de travail de façon équitable

La solution développée par PetalMD peut être configurée de manière à assurer une équité dans la distribution des quarts de travail les plus ou les moins convoités par les membres du groupe, par exemple les quarts de nuit et les fins de semaine. Le calcul de l'équité peut tenir compte de certaines exceptions, comme les médecins à temps partiel, les retours progressifs après un congé parental, les contrats avec l’hôpital, les préférences de certains médecins ou les tâches ne pouvant être effectuées que par certains médecins spécifiques. Le système permet d’assurer une équité en tout temps et de produire des rapports d’équité.

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4. Réduire les erreurs de communication

Hébergés dans le nuage (cloud), les horaires créés à partir de la plateforme de PetalMD se maintiennent à jour en temps réel, ce qui évite que plusieurs versions différentes de l’horaire circulent en même temps. Les changement effectués par le responsable ou par les membres du groupe sont appliqués en temps réel et des notifications peuvent être envoyées aux personnes concernées, ce qui réduit les erreurs de communication entre médecins, adjoints, responsables de l’horaire et personnel administratif de l’établissement de santé.

5. Centraliser les demandes d’absence

Grâce à la solution de gestion d’horaires développée par PetalMD, les demandes d’absence envoyées par les médecins ne sont pas éparpillées sur de multiples supports comme des messages vocaux, des documents papier, des courriels, des documents électroniques ou des demandes venant de personnes tierces. Les médecins saisissent leurs demandes d’absence directement dans leur calendrier et ont ainsi l’assurance que le responsable de l’horaire a les bonnes données en main. Quant au responsable de l’horaire, il obtient facilement les demandes d’absence de tous les médecins sans devoir les regrouper manuellement.

6. Produire un horaire conforme aux exigences de l’établissement de santé

Les exigences de l’établissement de santé en matière de couverture minimum et de contrats à respecter peuvent être configurées dans la solution de PetalMD sous forme de règles mathématiques. L’algorithme permet au planificateur de s’assurer que ces règles soient respectées en tout temps. Lorsqu’une demande de changement de quart de travail est incompatible avec les engagements établis, par exemple parce que deux médecins avec la même expertise prévoient s’absenter en même temps, ou alors parce qu’il y a un trou dans la couverture de garde, la solution souligne le conflit et le responsable peut ajuster l’horaire.

7. Synchroniser l’horaire du service médical avec les calendriers externes

Avec la solution développée par PetalMD, les médecins peuvent consulter leur horaire de travail à partir de leurs calendriers externes tels que Google Agenda, iCal et Outlook. Ils peuvent ainsi partager leurs disponibilités aux personnes de leur choix, par exemple leur adjointe administrative ou même certains membres de leur famille.

8. Profiter d’une application mobile conviviale dédiée à leur emploi du temps

Disponible sur iOS et Android, l’application mobile de PetalMD a été conçue à partir des pratiques les plus récentes en matière d’expérience utilisateur et de façon à ce que les horaires personnels et de groupe s’affichent toujours de façon optimale. De plus, l’équipe de PetalMD est toujours à l’écoute des médecins lorsque vient le temps d’améliorer les fonctionnalités et les interfaces, ce qui signifie que l’application s’améliore constamment et est toujours adaptée à la réalité des utilisateurs.

9. Simplifier les échanges de quarts de travail

Afin de réduire les délais de traitement des échanges de quarts de travail, la solution développée par PetalMD offre aux médecins la possibilité d'échanger ou transférer certains quarts de travail eux-mêmes, sans devoir passer par un intermédiaire. Le planificateur peut choisir s’il souhaite ou non approuver les modifications apportées par les médecins avant que celles-ci deviennent effectives, que ce soit en fonction des types de tâches planifiées ou des membres qui initient la demande. La solution tient compte des compétences de telle sorte que seuls les médecins qualifiés pour une tâche puissent l’accepter.

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10. Faciliter la transition lors des changements de responsable d’horaires

Grâce à la plateforme de PetalMD, les règles entourant la gestion des horaires du groupe de médecins sont sauvegardées dans l’outil de planification, ce qui signifie qu'elles ne dépendent pas des connaissances d’une seule personne. Par exemple, la solution produit des gabarits qui permettent d’accélérer considérablement la création des horaires à venir. En assurant la pérennité des règles qui régissent la gestion et la distribution optimale de leurs tâches, les médecins augmentent leurs chances de voir leurs demandes, préférences et ententes respectées lorsqu’un changement de responsable survient. Quant aux futurs responsables de l’horaire, leur travail sera à la fois facilité et plus rapide.