Souvent, les horaires des services médicaux sont planifiés et gérés par les médecins eux-mêmes. Cette tâche administrative s’ajoute à des journées déjà bien remplies et peut facilement devenir une source de fatigue et de stress supplémentaire.
Heureusement, il existe des moyens d’optimiser le temps alloué à cette tâche complexe. En s’appuyant sur les 6 400 horaires de médecins publiés chaque année grâce à la solution Petal Scheduling, l’équipe de PetalMD a identifié les pertes de temps les plus communes lors de la création et de la gestion des horaires planifiés pour des périodes de 3 mois à 1 an. Aujourd’hui, elle vous propose 7 astuces pour gagner du temps lors de votre gestion d'horaires.
1. Centralisez et uniformisez la compilation des demandes d’absences
Plusieurs planificateurs perdent du temps à compiler manuellement des demandes d’absences qui proviennent de plusieurs sources différentes, telles que par courriel, téléphones, messages textes ou notes manuscrites. Plus il y a de médecins planifiés à l’horaire, plus il devient laborieux de regrouper et classer ces demandes.
Pour gagner du temps, les planificateurs gagnent à uniformiser les demandes d’absences en s’assurant que tous les membres de leur groupe transmettent leurs demandes par l’entremise d’un même outil. Lorsque les demandes d’absences sont directement intégrées à l’outil de planification d’horaires et envoyées instantanément au planificateur, comme c’est le cas avec la solution Petal Scheduling, le gain de temps est encore plus substantiel.
2. Établissez et respectez les règles de planification propres à votre groupe
Apporter des modifications à un horaire qui a préalablement été transmis à tous les médecins peut facilement devenir une tâche complexe et énergivore, surtout lorsque l’horaire est aussi consulté par le personnel administratif. Bien que certains changements soient inévitables, il importe de les limiter en dressant une liste de règles établies par le service médical.
Exemples de règles pouvant être établies par le service médical :
- Les médecins ne peuvent pas être sur appel (on-call) s’ils ont déjà été sur appel pendant les deux semaines précédentes.
- Les médecins ne peuvent pas travailler plus de cinq nuits de suite.
- Les médecins ne peuvent pas être affectés à une tâche X le lendemain d’une tâche de garde en soirée.
- Les médecins ne peuvent pas être affectés à plus d’une tâche Y durant 3 semaines consécutives.
En plus de réduire les risques de demandes de modifications à l’horaire, le respect rigoureux de règles établies par le service médical favorise une équité dans la répartition des tâches.
VIDÉO : Qu’est-ce que l’équité dans les horaires de médecins?
3. Permettez aux médecins de gérer certains remplacements de manière autonome
Lorsque deux médecins souhaitent échanger leurs tâches de travail, ils doivent habituellement passer par le responsable de l’horaire. Celui-ci doit alors prendre le temps de s’assurer que l’échange est possible puis communiquer les modifications apportées à l’horaire à tout le personnel concerné incluant les membres administratifs de l’hôpital.
Pour gagner du temps dans ce processus, le responsable de l’horaire peut permettre aux médecins d’échanger certaines tâches entre eux de façon autonome. Avec Petal Scheduling, le planificateur peut offrir cette possibilité tout en gardant un contrôle sur l’horaire. Par exemple, il peut exiger un processus d’approbation pour certaines tâches plus complexes, mais pas pour les tâches de clinique externe. Il en résulte un gain de temps considérable à chaque fois qu’un changement est apporté à l’horaire, d’autant plus que chaque remplacement s’affiche instantanément à l’horaire du groupe grâce aux mises à jour en temps réel.
Voir aussi :
4. Communiquez instantanément les changements apportés à l’horaire
Plusieurs pertes de temps peuvent être causées par une mauvaise communication des changements apportés à l’horaire, notamment lorsqu’il s’agit des tâches de garde. En effet, lorsqu’un changement de garde n’est pas communiqué au personnel concerné, le médecin qui n’est plus planifié à l’horaire risque de se faire appeler inutilement. Le même type d’erreurs peut survenir si deux médecins ont échangé des tâches entre eux, mais que le résident sous la responsabilité du médecin n’a pas été avisé. Dans certaines situations critiques, les délais générés par l’erreur peuvent compromettre la sécurité du patient.
Pour limiter le temps passé à communiquer les changements et à s’assurer qu’ils soient transmis rapidement à tous les intervenants concernés, les groupes de médecins peuvent se munir d’une solution infonuagique comme Petal Scheduling. Cela permet de configurer des notifications qui avisent instantanément toutes les personnes concernées par les changements apportés à l’horaire, qui se met à jour automatiquement et en temps réel.
5. Regroupez les médecins et les tâches en sous-ensembles pour les filtrer rapidement
Pour éviter de perdre du temps à chercher de l’information concernant les disponibilités et les compétences des médecins lors de la planification, il importe d’avoir une vue d’ensemble de tous membres d’un groupe horaire et de tous les types de tâches qui doivent être assignées. Or, plus le groupe est composé d’une quantité élevée de médecins et de tâches, plus la création manuelle des horaires peut prendre du temps.
En utilisant une solution spécialisée comme Petal Scheduling, les planificateurs peuvent regrouper différents éléments d’information tels que les types de membre et de tâches devant être assignés. Il devient alors possible de filtrer cette information lors de la planification en fonction des besoins spécifiques du planificateur. En numérisant et catégorisant les tâches et les médecins, le planificateur accélère sa recherche de l’information et, par conséquent, la création de l'horaire.
Exemples de filtres basés sur des sous-ensembles :
- Les tâches de garde
- Les tâches de consultation
- Les tâches de soir
- Les résidents 1re année
- Les résidents dernière année
- Les médecins externes
- Les médecins avec une surspécialité
- Les patrons
6. Affichez les réunions à même l’horaire
S’assurer que l’horaire tienne compte des réunions de service et d’autres événements importants peut alourdir la planification et la gestion de l’horaire. Avec des solutions comme Petal Scheduling, il est possible de créer des événements qui s’afficheront à même le calendrier de groupe et d’envoyer des invitations à tous les médecins concernés. Ces derniers auront alors la possibilité d’accepter ou de refuser l’invitation directement dans l’outil et la réponse sera automatiquement transmise au planificateur du groupe.
Le planificateur gagne du temps en ayant la possibilité de sélectionner rapidement une date qui convient à tout le monde, de s’assurer que tous les médecins concernés ont vu l’invitation et de faire le suivi avec les médecins qui ont accepté ou refusé l’invitation.
7. Automatisez la création des horaires avec une solution numérique spécialisée
Selon nos observations, plus l’horaire de médecins est complexe, plus le planificateur gagne du temps en automatisant la création des horaires avec une solution spécialisée. Actuellement, plus de 6 400 médecins profitent déjà de la planification automatisée de Petal Scheduling.
La procédure automatisée suggère un horaire optimal rapidement en s’appuyant sur les différentes contraintes des médecins et les règles du groupe. Le planificateur n’a ensuite qu’à apporter les derniers ajustements manuellement pour compléter l’horaire, ce qui représente une gain de temps colossal comparativement à la création manuelle.
VIDÉO : Planifier des horaires de médecins de façon automatique
Étude de cas - Vancouver General Hospital
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