Au Canada, parmi les 150 établissements de santé qui utilisent des solutions PetalMD, plus d’une vingtaine d’hôpitaux ont adopté la plateforme hospitalière de PetalMD afin de digitaliser la gestion des couvertures de garde et des horaires de médecins. L'adoption de ce système infonuagique ne bénéficie pas seulement au personnel de l’hôpital, mais également aux patients, dont la santé et la sécurité dépendent en partie de la qualité de la communication entre les différents intervenants et des différents processus de l’hôpital.
Voici quelques résultats bénéfiques qui ont été observés dans les établissements de santé qui utilisent la plateforme Web de PetalMD sur le parcours et l’expérience des patients.
En situation d’urgence, chaque minute compte : les infirmières et autres professionnels de la santé doivent donc être en mesure de joindre les médecins de garde rapidement. Lorsque les processus en place sont complexes et entièrement manuels, cette opération peut prendre de longues minutes, au risque de compromettre la sécurité des patients.
Le cas typique est celui d’une infirmière qui appelle une téléphoniste afin que cette dernière contacte le médecin de garde sur son téléavertisseur. Dès que le médecin reçoit l’alerte, il communique avec la téléphoniste qui, à son tour, fait la connexion avec l’infirmière en attente. Si les coordonnées ne sont pas à jour, la procédure se rallonge, car la téléphoniste doit chercher la bonne information.
Dans les hôpitaux qui utilisent la plateforme hospitalière de PetalMD, les utilisateurs peuvent communiquer directement avec le médecin de garde via l’application mobile et sont assurés d’avoir accès à des horaires et des coordonnées à jour, car tous les changements apportés à l'horaire s'inscrivent automatiquement. Cela augmente la rapidité de la prise en charge des patients et peut réduire les risques de complication dus à une attente trop longue.
Les erreurs médicales seraient la troisième cause de mortalité après les cancers et les maladies cardio-vasculaires. Or, parmi les facteurs qui influencent le plus les erreurs médicales, on retrouve la fatigue des médecins et la communication entre les intervenants.
Le module de gestion d’horaires pour médecins, disponible sur la plateforme hospitalière de PetalMD, contribue d’une certaine manière à réduire la fatigue des médecins en optimisant la distribution des quarts de travail. Par exemple, il est possible d’exiger un temps de repos minimum entre deux tâches de travail spécifiques (ex : quart de nuit) lors de la planification des horaires et d’avoir une meilleure visibilité sur la charge de travail de chacun.
Une bonne distribution des tâches évite la surcharge de travail et crée un meilleure équilibre entre la vie personnelle et professionnelle des médecins. Un médecin reposé est plus disposé à offrir des soins de qualité et moins susceptible de faire des erreurs médicales.
À l'hôpital, 43 % des médecins ont peur de faire des erreurs par manque de temps.
Les médecins qui utilisent des outils de gestion et de communication désuets (papier, télécopieur, téléavertisseurs, etc.) hypothèquent un pourcentage considérable de leur temps à gérer et coordonner leurs horaires. Les médecins passeraient en effet jusqu’à 25 % de leur journée à utiliser différents canaux de communication. Ce pourcentage pourrait être réduit grâce à l'utilisation d'outils plus modernes, permettant ainsi d'avoir plus de temps pour les patients.
La plateforme hospitalière de PetalMD permet aux médecins de produire, partager et modifier leurs horaires beaucoup plus rapidement qu’avec des outils traditionnels, donc d’avoir plus de temps pour faire ce qu’ils font de mieux : soigner les patients.
| 4 620 heures/année |
C'est le temps que gagne un hôpital de 700 médecins et résidents répartis dans 46 groupes horaires grâce à la transmission automatique des indisponibilités et à la procédure de création d’horaires automatisée. |
Pas moins de 64 % des patients estiment qu’il est important de recevoir des rappels de rendez-vous par courriel ou SMS, et plus des trois quarts apprécient grandement en recevoir.
Les établissements de santé qui automatisent l’envoi des rappels de rendez-vous avec la plateforme hospitalière de PetalMD peuvent offrir ce service à tous les patients sans, se soucier du nombre d'heures passées à effectuer les rappels téléphoniques manuellement. Le personnel administratif peut ainsi consacrer plus de temps aux demandes des patients.
Un des moyens les plus efficaces pour réduire le temps d’attente au téléphone du personnel et des patients sans embaucher de nouvelles ressources est de réduire le volume d’appels à traiter. La plateforme hospitalière de PetalMD propose un module de prise de rendez-vous en ligne qui permet aux patients de prendre rendez-vous en remplissant des formulaires personnalisés et en téléversant des prescriptions. Les patients qui peuvent prendre leur rendez-vous sur le Web n’ont plus à attendre au téléphone, tandis que ceux qui doivent parler à une téléphoniste attendent moins longtemps et reçoivent un meilleur service.
Considérant que le traitement d’un seul appel de rendez-vous prend en moyenne 2,7 minutes, un établissement de santé qui traite 100 000 rendez-vous médicaux par année libérera ses lignes téléphoniques pour l’équivalent de 900 heures si seulement 20 % des rendez-vous sont pris sur un portail Web.
| 900 heures/année |
C'est le temps que gagne un hôpital qui traite 100 000 rendez-vous médicaux par année en libérant ses lignes téléphoniques lorsqu'à peine 20 % des rendez-vous sont pris en ligne. |
Le droit à la confidentialité des renseignements sur l’état de santé et les coordonnées des patients est un droit fondamental. Lorsqu'il n'y a pas de règles strictes pour les processus de communication ou que ces règles sont peu respectées, les médecins sont tentés d’utiliser des moyens de communication non sécurisés tels que le courriel ou les SMS pour transmettre des données sur les patients. Cela augmente les risques de fuite d’information et de non-respect de normes de sécurité telles que PHIPA, PIPA et PIPEDA.
Pour réduire ces risques, la plateforme hospitalière de PetalMD fournit à tous les utilisateurs une messagerie sécurisée accessible à même les appareils mobiles. Cet outil crypte chacun des messages de manière à rendre les données inutilisables pour quiconque souhaite les lire à l’extérieur du système. De plus, la plateforme est strictement réservée au personnel médical, ce qui élimine les risques d'envoyer un message à un mauvais destinataire.
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Saviez-vous que... ? |
Le caractère évolutif de la plateforme hospitalière de PetalMD a lui aussi un rôle à jouer dans sa popularité croissante auprès des hôpitaux canadiens et européens. Par exemple, PetalMD s’apprête à rendre disponible des tableaux de bord analytiques qui fourniront des données clés aux gestionnaires d’hôpitaux, par exemple le temps d’attente des patients pour rencontrer un médecin spécialiste, les « bris » de couvertures de garde, la charge de travail des médecins et les périodes les plus achalandées.
Grâce aux données qui seront recueillies, les hôpitaux pourront répartir leurs ressources plus efficacement et ainsi offrir une meilleure expérience patient.