Échanges de quarts de travail entre médecins : 6 fonctionnalités indispensables

Gérer les échanges de quarts de travail entre médecins d’un même service médical peut s’avérer complexe, à la fois pour le responsable de l’horaire et pour l’ensemble des médecins du groupe.

Une fois l’horaire final créé, les échanges ou transferts de quarts de travail alourdissent inévitablement le processus de gestion d’horaires. À titre d’exemple, le département de cardiologie qui couvre le Vancouver General Hospital et le St. Paul’s Hospital, composé de 60 cardiologues, effectue pas moins de 690 changements de quarts de travail sur une période de trois mois, soit plus de 200 échanges ou transferts mensuellement. Les médecins ont donc tout à gagner à optimiser leur processus d’échanges de quarts de travail.

En choisissant une solution spécialisée qui permet de gérer efficacement les échanges de quarts de travail, il est possible de faire gagner un temps précieux au planificateur et aux médecins. PetalMD a ciblé six fonctionnalités à considérer lors de la sélection d’une solution de gestion d’horaires pour médecins afin de faciliter les échanges de tâches.

1. Offrir plus d’autonomie à l’ensemble des médecins du groupe

Afin de réduire les délais de traitement et de libérer du temps à chacun des membres du groupe, il est intéressant d’opter pour une solution de gestion d’horaires qui permet à tous les médecins de pouvoir échanger ou transférer certains quarts de travail eux-mêmes, sans devoir passer par un intermédiaire.

Ainsi, les médecins sont plus autonomes dans la gestion de leurs échanges et le responsable de l’horaire n’a plus besoin de coordonner la totalité des échanges entre les médecins. De plus, en réduisant le nombre d’intermédiaires au processus, le risque d’erreurs de communication est grandement diminué.

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2. Garder le contrôle sur les échanges grâce à un processus d'approbation

Le planificateur doit pouvoir choisir s’il souhaite ou non approuver les modifications apportées par les médecins avant que celles-ci deviennent effectives, que ce soit en fonction des types de tâches planifiées ou des membres qui initient la demande. À titre d’exemple, le responsable de l’horaire pourrait choisir que tous les échanges de quarts de travail sont automatiquement acceptés, à l’exception des échanges demandés par les médecins résidents et de ceux qui concernent les quarts de nuit. 

En sélectionnant les demandes d’échanges qui doivent être approuvées et en laissant aux médecins la possibilité d'effectuer certains échanges de façon autonome, le planificateur optimise son temps de gestion : il accélère le traitement des échanges de quarts de travail tout en gardant un contrôle sur la qualité de l'horaire.

3. Filtrer automatiquement les médecins par compétences et par disponibilités

Pour un gain de temps encore plus substantiel, il est important de cibler un outil numérique qui permet aux membres de proposer leurs quarts de travail uniquement aux médecins ayant les compétences et les disponibilités requises.

Une solution numérique adaptée permettra de filtrer automatiquement les candidats qui répondent à ces critères afin de permettre aux médecins de proposer un échange de quart de travail uniquement à un collègue qui est en mesure de pouvoir l’accepter.

4. Pouvoir réaliser les échanges de quarts de travail à partir de n’importe quel appareil intelligent

Considérant que les médecins sont généralement amenés à travailler dans différentes salles, départements ou même établissements, il est indispensable de sélectionner une solution de gestion d’horaires qui leur permet d’effectuer leurs échanges de quarts de travail à partir d’un appareil intelligent.

Ainsi, les médecins ont la latitude de pouvoir échanger ou transférer leurs tâches en tout temps et peu importe l'endroit où ils se trouvent. Ils ne doivent pas être limités à effectuer ces opérations uniquement lorsqu'ils sont sur leur lieu de travail, dépendant de la disponibilité du responsable de l’horaire ou des heures ouvrables du département. Les médecins peuvent également suivre l’état de leurs demandes en temps réel.

5. Afficher automatiquement les changements apportés à l'horaire, en temps réel

Il est important de sélectionner un outil de gestion d’horaires qui met automatiquement l’horaire du groupe à jour à chaque fois qu’un échange de quarts de travail est effectué. Idéalement, la solution doit également permettre d’envoyer une notification à l’ensemble des personnes concernées afin de les aviser du changement.

En affichant les modifications en temps réel, toutes les personnes ayant accès à l’horaire sont assurées de consulter une version à jour, ce qui limite considérablement le risque d’erreurs de communication.

6. Avoir accès à un historique complet des demandes d’échanges effectuées

Conserver une trace des demandes d’échanges réalisées peut s’avérer utile en cas d’erreurs. À titre d’exemple, si un médecin laisse une note manuscrite faisant état d’une demande d’échange sur le bureau du responsable de l’horaire et que celle-ci s’égare par mégarde, le médecin ne dispose d’aucune preuve de sa demande.

C’est pourquoi il est judicieux de s’assurer de choisir une solution numérique pour la gestion d’horaires qui permet d’accéder à un historique complet des demandes effectuées. Chaque médecin peut ainsi obtenir un historique de ses demandes d’échanges et le responsable de l’horaire a accès à une vue complète de l’ensemble des échanges effectués par le groupe.

Types d’information pertinente à retrouver dans un historique de demandes d’échanges :

• Description des demandes
• Membres ciblés par les demandes
• Historique des demandes (dates et heures)
• Statut des demandes (exécutées et refusées)
  

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