Depuis décembre 2017, la clinique médicale MAclinique Lebourgneuf offre à ses patients la possibilité de prendre leurs rendez-vous en ligne directement à partir de son site Web ainsi que les rappels de rendez-vous par SMS, courriel ou téléphone. Situé à Québec, le GMF MAclinique médicale Lebourgneuf a été le premier groupe de médecine de famille à devenir une « superclinique » (GMF-R) dans la région.
Officiellement ouverte depuis mai 2017, la superclinique a rapidement gagné en popularité en raison de son bon service, de ses heures d’ouverture (14 heures par jour) et de la demande élevée. En seulement quelques semaines, la ligne téléphonique est devenue surchargée.
Pour améliorer le service rendu aux patients et optimiser les processus de la clinique, le groupe de médecine de famille a envisagé différentes options pour finalement choisir d’intégrer la solution de gestion des rendez-vous Petal Booking. Devant l’urgence de la situation, l’équipe de PetalMD a procédé à une implémentation du système en un temps record : en l’espace de 2 semaines, les patients de la clinique pouvaient prendre leur rendez-vous sur le Web!
Cette intégration rapide n’aurait pas pu être possible sans la collaboration, le dévouement et l’enthousiasme du personnel de MAclinique Lebourgneuf.
La clinique médicale du groupe MAclinique traite environ 1 000 rendez-vous par semaine. Une fois que les patients inscrits à la clinique sont informés du fait qu’ils peuvent prendre leurs rendez-vous en ligne, la proportion de rendez-vous pris sur le Web peut atteindre 50 % en quelques mois. Cela signifie que la ligne téléphonique sera prochainement libérée pour l’équivalent de plus de 20 heures par semaine, un gain de temps précieux tant pour les patients que pour le personnel de la clinique. Le temps moyen pour prendre un seul rendez-vous au téléphone est en effet estimé à 2,7 minutes.
En automatisant l’envoi de tous ses rappels de rendez-vous, le personnel gagne l’équivalent de 24 heures de travail par semaine, dans la mesure où le temps moyen pour effectuer un rappel téléphonique est évalué à 90 secondes. Ce gain de temps peut augmenter considérablement l’accès aux soins de santé et la qualité des services offerts aux patients.
En addition aux rappels, les patients peuvent également recevoir des demandes de confirmation qui les invitent à annuler ou confirmer leur présence en répondant « 1 » ou «2 » par SMS. Ceux qui annulent leur rendez-vous le font à l’avance, ce qui libère instantanément la plage horaire pour d’autres patients et améliore ainsi l’accès à la clinique.
Finalement, l’intégration de Petal Booking au dossier médical électronique (DMÉ) déjà utilisé par la superclinique permet aux médecins de continuer à travailler à partir de l’interface qu’ils ont l’habitude d’utiliser. Les médecins n’ont donc pas à investir de temps dans l’apprentissage d’une nouvelle interface ou dans l’utilisation de multiples outils à la fois.
MAclinique Lebourgneuf tirera bientôt profit d’une fonctionnalité exclusive à Petal Booking, c’est-à-dire les formulaires de demandes de services en ligne personnalisés. Les patients seront automatiquement guidés vers le bon type de rendez-vous et le bon type de professionnel de la santé en fonction des réponses qu’ils donneront aux questions. Par exemple, pour un suivi de diabète particulier, le rendez-vous pourrait être assigné automatiquement à une infirmière plutôt qu’à un médecin.
Toujours avec Petal Booking, la superclinique posera également une borne d’enregistrement libre-service à l’accueil. Lors de leur arrivée en clinique, les patients pourront inscrire leur numéro d’assurance maladie et confirmer leur arrivée de manière autonome, ce qui libérera encore plus de temps pour le personnel et diminuera l’achalandage à l’accueil.
Vous aimeriez que votre clinique médicale bonifie elle aussi ses services aux patients en modernisant ses outils technologiques? Parlez à votre médecin de Petal Booking, une solution de gestion des rendez-vous patient qui a été développée en collaboration avec quelques-uns des 32 000 médecins utilisateurs des solutions PetalMD.
En plus d’offrir un portail en ligne gratuit pour les patients et facile d’utilisation, Petal Booking propose aux cliniques médicales des fonctionnalités de gestion avancées qui automatisent et optimisent de nombreuses tâches manuelles. Grâce à l’investissement constant de PetalMD en recherche & développement, les cliniques médicales pourront bientôt profiter de fonctionnalités analytiques conçues pour optimiser la performance de la clinique en fonction de l’achalandage. L’expertise que PetalMD a acquise en matière d’optimisation des établissements de la santé au cours des 8 dernières années est ainsi mise au service des cliniques médicales et de leurs patients.