Planifier l’horaire d’un groupe de médecins est une tâche hautement complexe qui nécessite beaucoup de temps et d’énergie. Pour cette raison, les médecins responsables de créer les horaires de leur service médical peuvent avoir de la difficulté à concevoir qu’une telle planification puisse être effectuée de façon automatisée à l’aide d’une solution informatisée.
Pourtant, parmi les 37 000 médecins qui utilisent la solution de gestion d’horaires développée par PetalMD, plus de 6 400 profitent déjà de la planification automatisée. Ces médecins bénéficient ainsi d’une répartition plus équitable des quarts de travail, tandis que le planificateur de l’horaire gagne environ 80 % du temps passé à effectuer la planification.
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Pour créer un horaire de façon automatique, les solutions de gestion d’horaires comme Petal Scheduling font appel à un algorithme qui s’appuie sur différentes règles. Ces règles reflètent, par exemple, les indisponibilités des médecins, les couvertures de garde minimum, les tâches pouvant être effectuées uniquement par certaines surspécialités ou les cibles à atteindre en matière d’équité. Chaque groupe de médecins a des règles qui lui sont propres et qui peuvent être établies en collaboration avec des experts en gestion d’horaires pour médecins.
L’algorithme calcule toutes les combinaisons possibles et propose une distribution des quarts de travail qui respecte au mieux l’ensemble des règles, selon les priorités accordées à chacune. Au fur et à mesure que l’horaire est créé, le planificateur peut y apporter des modifications manuelles au besoin afin de le personnaliser ou l’ajuster.
Il arrive parfois que les règles de planification doivent être modifiées. Par exemple, si un nouveau médecin se joint à une équipe d’urgence avec un contrat lui assurant une couverture minimale de 16 quarts de travail par mois, une nouvelle règle doit être ajoutée à l’algorithme. Dans la grande majorité des groupes de médecins, le temps requis pour changer les règles est de loin inférieur au temps requis pour planifier l’horaire manuellement.
De manière générale, plus un horaire de médecins est complexe, plus la planification automatisée représente un gain de temps significatif pour le planificateur et une meilleure équité pour les membres du groupe.
Par exemple, dans les groupes de médecins spécialistes avec plusieurs surspécialités, ce ne sont pas tous les médecins qui peuvent effectuer tous les types de tâches, ce qui amène une complexité additionnelle à l'horaire qu’une solution informatisée peut adresser facilement. Aussi, la planification automatisée apparaît particulièrement pertinente pour les groupes de médecins qui souhaitent garantir une distribution équitable de certains quarts de travail, par exemple.
En effet, plus il y a de médecins et de types de tâches dans un groupe horaire, plus les facteurs d’équité à prendre en compte sont nombreux, donc plus il devient pertinent d’utiliser un outil de planification qui tient automatiquement compte de l’équité.
Que faire pour profiter de la planification d’horaires automatisée?
Si votre horaire est complexe, nous vous suggérons d’assister à une démonstration personnalisée de la solution Petal Scheduling. Ainsi, vous pourrez constater par vous-même dans quelle mesure la planification automatisée peut vous faire gagner du temps lors de la création de vos horaires et améliorer le respect de l’équité au sein de votre groupe.
« La création automatisée des horaires nous fait gagner énormément de temps, tandis que les échanges de tâches entre les cardiologues sont maintenant beaucoup plus faciles. Maintenant que nous connaissons les avantages des horaires numériques de Petal Scheduling, nous ne retournerions jamais en arrière. »
Faisal Aziz,
Chef du programme de cardiologie régional, Vancouver General Hospital