La gestion des ressources humaines dans le secteur de la santé se trouve actuellement à un point de non-retour. Les organisations de soins de santé du monde entier sont confrontées à des défis grandissants en lien avec la pénurie de personnel, un phénomène qui perturbe déjà de manière importante la prestation de services. Il s’agit d’une véritable crise mondiale qui touche les systèmes de santé de plusieurs façons. Les modes de gestion traditionnels du personnel, qui prévalent encore dans de nombreuses organisations et qui se caractérisent par des processus basés sur le papier et des communications à sens unique, sont devenus inadéquats pour répondre aux exigences de la prestation de soins de santé d’aujourd’hui. La pénurie de personnel, jumelée au plus grand nombre de cas d’épuisement professionnel du personnel soignant et au nombre croissant de professionnels de la santé qui envisagent de quitter leur profession, amène une pression supplémentaire sur les organisations. L'ensemble de ces facteurs met en lumière l'urgence d'un changement de paradigme dans la manière d'aborder et de gérer la planification du personnel de santé.
La principale source du problème réside dans le fait que de nombreuses organisations de soins de santé sont confrontées à des systèmes obsolètes et basés sur le papier pour la gestion des horaires des médecins, des infirmières et des autres professionnels de la santé. Ces méthodes inefficaces augmentent les tâches administratives des professionnels de la santé, diminuant ainsi le temps consacré à soigner les patients. Ces approches traditionnelles ont été mises en place pour répondre prioritairement aux impératifs de gestion; elles ne tiennent pas compte des besoins du personnel soignant. Par ailleurs, les outils de communication conventionnels tels que les téléavertisseurs, encore très répandus dans les établissements de santé, se limitent à une communication unidirectionnelle. Cette communication à sens unique peut entraîner des retards injustifiés, des erreurs évitables ainsi que des biais dans la communication. Enfin, il est fréquent que les équipes de direction des organisations de santé se trouvent dans l'incapacité d'accéder à toutes les informations pertinentes pour une planification optimale de leur personnel. Ces données essentielles permettraient de favoriser l'équité dans la répartition des effectifs médicaux et cliniques, contribuant ainsi à l'amélioration des relations interprofessionnelles au sein des équipes et à la prévention des interruptions de service.
Le secteur de la santé connaît une grave pénurie de personnel soignant. Par exemple, en juin 2022, environ 60 000 travailleurs de la santé étaient absents ou manquants dans le système de santé québécois (près de 8 000 de plus que l'été précédent). En raison de cette pénurie de travailleurs, six salles d'urgence ont été partiellement fermées (environ 1 sur 20) et des réductions de services ont été annoncées dans certaines unités de néonatalogie (Lévesque, 2022). Ce phénomène n'est malheureusement pas unique au Québec, il affecte également la prestation des soins de santé au Canada et ailleurs dans le monde (Varner, 2023).
Un nombre grandissant de professionnels de la santé envisagent également de quitter leur profession. Au Québec, environ la moitié des infirmières quittent avant l’âge de 35 ans (Faubert, 2023) et le taux de roulement dans les hôpitaux a augmenté de près de 10 % en 2022 par rapport aux taux antérieurs à la pandémie (Greig, 2023). Cette situation est accentuée par le fait que le personnel quitte la profession à un rythme plus rapide que celui auquel les nouveaux diplômés accèdent au marché du travail. Cette situation est préoccupante pour le secteur des soins de santé et rappelle l'urgence de s'attaquer à l’enjeu du roulement de personnel pour maintenir l'efficacité dans la prestation des soins de santé.
Heureusement, une solution existe; et elle est réaliste et réalisable à court terme. Pour relever les défis de la gestion des professionnels de la santé, il faut adopter une approche holistique et intégrée qui combine des solutions numériques à des initiatives stratégiques. Cette approche globale mise sur la communication en temps réel, la gestion équilibrée et adaptable des horaires, la flexibilité, les systèmes informatiques interopérables et la prise de décision basée sur les données. Elle a le potentiel de créer un écosystème efficace et proactif capable de répondre à la fois aux besoins des patients, des établissements de soins et des professionnels de la santé.
L’adoption d’outils numériques offrant des mises à jour en temps réel des horaires et des disponibilités du personnel est déterminante. Le rapport « Nursing in 2023 » de McKinsey & Company souligne l'importance de la transformation numérique pour améliorer l'environnement de travail des professionnels de la santé (Source : McKinsey & Company, 2023). Le déploiement de systèmes informatiques présentant une visibilité à court et moyen termes sur l'ensemble des professionnels, y compris les médecins, les infirmières et les autres professionnels de la santé, est au cœur de cette transformation. L’allocation plus efficace des ressources permet de mieux gérer le capital humain et d’améliorer les soins aux patients, garantissant une utilisation optimale de l'ensemble du corps médical, clinique et infirmier.
L’abandon des outils de communication unidirectionnels pour des outils bidirectionnels peut améliorer considérablement l'efficacité opérationnelle et réduire les délais, permettant des échanges précis et rapides au sein des établissements de santé.
La planification d’horaires tenant compte des besoins des patients, des établissements de santé et du personnel est essentielle à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le Journal of Nursing Management (2022) fait d’ailleurs mention du rôle que la technologie peut jouer pour assurer des horaires équilibrés; ils offrent à la fois plus d'autonomie et augmentent la satisfaction et la rétention du personnel.
La flexibilité dans la gestion des horaires et des conditions de travail est nécessaire pour augmenter l'engagement et la rétention du personnel, comme le souligne une étude de McKinsey sur l'importance de la flexibilité dans les soins de santé (McKinsey & Company, 2023). La planification dynamique présente des avantages significatifs pour les médecins et les infirmières. Pour les médecins, elle offre la possibilité d'échanger des quarts de garde en cas d’imprévus, ce qui garantit que tous les quarts sont assurés sans perturber les soins aux patients. D'autre part, les infirmières peuvent profiter de la planification dynamique pour prendre des plages-horaires laissées libres, aidant ainsi leur organisation à maintenir des taux de dotation appropriés. Cette approche permet à la fois de répondre aux besoins immédiats des professionnels de la santé et de soutenir l'efficacité opérationnelle des établissements de santé.
Le déploiement de systèmes informatiques interopérables intégrant les différents critères liés à la gestion du personnel dans l’ensemble des départements est essentiel pour uniformiser la gestion des opérations. Health Affairs (2021) fait d’ailleurs ressortir les avantages de l'interopérabilité des systèmes de soins de santé, en insistant sur son rôle majeur dans la cohérence et l'amélioration de l'allocation des ressources.
L’accès à des données et à leurs analyses sous-jacentes est essentiel afin d’assurer une planification de l’allocation des effectifs basée sur la demande prévue, assurant ainsi une utilisation optimale du personnel. La Healthcare Financial Management Association (2022) témoigne de l'importance, dans le secteur de la santé, d'une planification des horaires qui s’appuie sur des données, afin d'améliorer les soins aux patients et de réduire les coûts opérationnels.
L’adoption d'une approche dynamique et agile de la gestion des effectifs dans le secteur des soins de santé comporte des avantages substantiels. Ainsi, elle devient indispensable pour faire face aux changements en cours dans le secteur. Les principales retombées observées sont une plus grande satisfaction du personnel, une meilleure utilisation des ressources humaines et une planification optimale des professionnels de la santé.
L'amélioration de l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est un avantage notable, qui se traduit par une plus grande satisfaction du personnel. Lorsque les professionnels de la santé parviennent à une meilleure conciliation entre leur vie professionnelle et leur vie privée, les taux d'engagement et de rétention sont en augmentation. Et cela n'est pas uniquement bénéfique pour le personnel; cela se répercute aussi positivement sur les soins aux patients. Une personne satisfaite et engagée dans son travail a tendance à donner des soins de plus grande qualité.
L’adoption d'une nouvelle approche de gestion des effectifs garantit également une utilisation plus efficace du personnel. Le recours à l'analyse prédictive pour la planification des effectifs permet aux organisations une gestion plus efficace de leur capital humain, en considérant les besoins réels prévus. Cette méthode fait en sorte que le personnel possédant les compétences nécessaires est en service au bon moment. Cela améliore les soins aux patients et réduit le recours aux agences de recrutement externes et aux heures supplémentaires, contribuant ainsi à la réduction des coûts opérationnels.
Une planification plus optimale de l’allocation des effectifs se traduit notamment par l'amélioration des méthodes de suivi, l'analyse des échanges et des rapports de planification antérieure, permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées, basées sur des données réelles, en matière de gestion du personnel. Cette connaissance est essentielle pour que les organisations de soins de santé puissent répondre de façon plus adéquate aux demandes dans les divers départements. Grâce à une meilleure planification et à une plus grande compréhension des besoins, les établissements peuvent s'adapter plus rapidement à l'évolution des demandes, garantissant ainsi des soins en continu et une meilleure utilisation des ressources au plus grand bénéfice des patients.
Finalement, l'adoption d'un système de gestion des effectifs plus dynamique et agile devient une étape incontournable pour répondre aux exigences actuelles et futures des nouvelles générations, des établissements de santé et des patients. Bien au fait de cette réalité, Petal est à l'avant-garde de la transition vers des outils mobiles qui aident le personnel soignant à devenir plus autonome, plus agile, plus en adéquation avec les valeurs sociétales. En développant des solutions intuitives et conviviales, Petal s'assure que les professionnels de la santé consacrent plus de temps à ce qui compte le plus, le soin des patients.
L'Hôpital Général de Hawkesbury (HGH) en Ontario, un établissement de santé de taille moyenne desservant près de 50 000 patients par an, a été considérablement agrandi depuis 2015. Grâce à un investissement de 200 millions de dollars, de nouveaux espaces dédiés à différents départements médicaux ont été ajoutés, faisant passer le nombre de lits de 69 à 100. Cette transformation a fait de l'HGH un hôpital régional offrant des services complets, avec toujours comme objectif de maintenir des soins de haute qualité centrés sur le patient. En 2019, l'établissement a d’ailleurs obtenu le statut d’agrément avec la mention « Pratique exemplaire ». Cette désignation est la plus prestigieuse que peut recevoir un hôpital au Canada en matière de qualité et de sécurité de ses soins de santé et de ses pratiques organisationnelles. Reconnaissant la nécessité d'une transformation numérique dans la prestation des soins de santé, la direction de l'HGH, avec l'ancienne cheffe du personnel, la Dre Julie Maranda, avait adopté la solution technologique de gestion des capacités de Petal en 2018. Cette solution Web centralise les listes de garde, simplifie la gestion des horaires et permet des mises à jour en temps réel des changements des médecins et des autres professionnels de la santé, ce qui réduit considérablement la charge de travail administratif pour les chefs médicaux.
Le déploiement de la solution Petal à HGH a littéralement révolutionné la gestion des horaires, en facilitant la collaboration entre les chefs de services, les chefs de départements, les gestionnaires et les médecins. Ce système permet désormais aux médecins de gérer leurs horaires, de demander des congés et d'échanger des quarts de travail entre eux à l'aide de l’application Web ou mobile de Petal, et ce sans intermédiaire administratif. Cela a permis de répartir plus équitablement les gardes et d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour tout le personnel médical. La plateforme appuie aussi l’équipe dans les cas de mesures d'urgence. Citons un incident survenu en 2019, où la Dre Maranda a réussi à mobiliser une vingtaine de médecins à l’extérieur de l’hôpital au moment de l’urgence, et ce, en quelques minutes seulement grâce à la solution technologique de Petal. Le logiciel de Petal et son application mobile est en parfaite adéquation avec la culture organisationnelle favorisant l’efficacité opérationnelle et le bien-être du personnel, tout en permettant à tous d’adapter les propositions d’horaires, prévenant ainsi l'épuisement professionnel. Avec la solution de Petal, l'HGH est bien outillé pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain. Cette gestion adaptée à la réalité d’aujourd’hui a largement contribué à ce que l’établissement ait amélioré son taux d’attractivité auprès des médecins et puisse garantir un continuum de soins sans faille.
Chez Petal, nous savons que la modernisation de la gestion de la capacité de la main-d'œuvre dans les soins de santé est plus qu'une nécessité; c'est un impératif fondamental. Notre engagement envers la transformation numérique va au-delà du simple développement d'outils numériques; il s'agit, pour nous, d'intégrer des solutions axées sur les besoins des établissements qui s'intègrent de façon transparente aux systèmes existants et qui les complètent. Petal s’attaque aux enjeux liés à la pénurie de personnel, aux défis opérationnels et aux lacunes en matière de communication, en veillant à ce que la prestation des soins aux patients demeure impeccable et offerte en continue.
L’interopérabilité des systèmes est d’une importance capitale pour Petal. En concevant des solutions technologiques qui tiennent compte des infrastructures existantes, telles que les dossiers de santé électroniques et les systèmes d'information et de gestion des ressources humaines, nous améliorons l'efficacité et l'efficience opérationnelles sans qu'il soit nécessaire de revoir l’ensemble des pratiques. Cette intégration réfléchie témoigne de notre volonté d'améliorer la prestation des soins de santé tout en respectant les flux de travail établis dans nos établissements partenaires.
La qualité du service à la clientèle offert par l’équipe de Petal n’est pas seulement liée aux solutions technologiques. Nous sommes fiers de favoriser des partenariats à long terme et de fournir des conseils d'experts qui nous positionnent comme un fournisseur de solutions fiables et un allié de confiance dans la transition numérique du système de santé. En adoptant cette approche globale, Petal s'engage à transformer la prestation de soins de santé en une expérience plus intégrée, efficace et centrée sur l'humain.
References
Greig K. (2023, May 5). Turnover rates for nurses in Quebec hospitals are higher than in pre-pandemic times. CTV News Montreal, [https://montreal.ctvnews.ca/turnover-rates-for-nurses-in-quebec-hospitals-are-higher-than-in-pre-pandemic-times-1.6386549#:~:text=Turnover%20rates%20for%20nurses%20in%20Quebec%20hospitals%20increased%20nearly%2010,it%20out%20in%20the%20profession]
Faubert, B. E. (2023, October 12). The nurse shortage in Quebec: Improving flexibility and working conditions. MEI, [https://www.iedm.org/the-nurse-shortage-in-quebec-improving-flexibility-and-working-conditions/]
Lévesque, F. (2022, June 22). Six urgences partiellement fermées cet été. La Presse,[https://www.lapresse.ca/actualites/sante/2022-06-22/penurie-de-personnel/six-urgences-partiellement-fermees-cet-ete.php#:~:text=%C2%AB%20Plusieurs%20h%C3%B4pitaux%20du%20Qu%C3%A9bec%20vont,partir%20du%201er%20juillet%20!]
Varner, C. (2023, June 19). Emergency departments are in crisis now and for the foreseeable future. CMAJ 195(24), E851-E852, [https://doi.org/10.1503/cmaj.230719]