Comment remédier aux lacunes médico‑administratives mises en lumière par la COVID-19?

Nous étions déjà au fait que le système de santé accusait un certain retard technologique sur le plan médico-administratif, par exemple en raison de l’usage fréquent des télécopieurs et des téléavertisseurs.

La pandémie a toutefois rendu évident que les façons de faire actuelles ne permettent pas de réagir rapidement et efficacement lors d’une situation de crise. Des institutions de santé se sont retrouvées démunies devant la nécessité de créer des plans d’action adaptés aux changements réels et potentiels des disponibilités de leurs ressources, tout cela parce que leur offre médicale était dispersée via différents canaux, voire sur différentes feuilles de papier.

Ainsi, de toutes les lacunes médico-administratives mises en lumière par la pandémie sur le plan technologique, l’une des plus grandes est le manque d’outils infonuagiques. La quantité d’information à transmettre et à centraliser rapidement est rendue trop grande pour être faite de façon manuelle.

Deux exemples de proactivité technologique

Au cours de l’atelier de PetalMD lors du dernier Colloque informatique santé, le PDG de PetalMD a donné la parole à des gestionnaires en santé qui ont innové dans leur utilisation des technologies pour mieux gérer leurs effectifs médicaux durant la pandémie.

Témoignage de Marjorie Pigeon, Directrice administrative des services médicaux du Réseaux de santé Vitalité et

Patty Aldrich, Executive Assistant, Medical Affairs, St. Thomas Elgin General Hospital lors du Colloque informatique santé 2020.

1. La centralisation des procédures liées à la COVID-19 dans le réseau de santé Vitalité

Le réseau de santé Vitalité couvre un large territoire, avec quatre hôpitaux régionaux et 65 points de services répartis dans tout le nord du Nouveau-Brunswick. 

Récemment, la Directrice administrative des services médicaux du réseau de santé s’est exprimée sur les craintes qu’elle avait au début de la pandémie de COVID-19 concernant l’organisation des unités COVID-19. 

L’un des enjeux de l’équipe de madame Pigeon était de savoir comment communiquer l’information concernant les procédures pour la pandémie le plus rapidement et le plus justement possible à l’ensemble du réseau: cheminements cliniques, réception des ambulances, traitement des patients soupçonnés d’avoir contracté la COVID-19, méthode de dépistage, et ainsi de suite : tout devait être compris et adopté de façon uniforme. 

L’accès à l'intranet et au courriel du Réseau posait des défis importants pour les professionnels de la santé qui ont peu accès ou n'ont pas accès à un ordinateur du Réseau, à un branchement VPN ou qui ne possèdent pas d'ID. Voyant les défis qu’allait représenter l’utilisation d’un tel outil dans le cadre de la pandémie, ils ont finalement créé un centre de documentation sur la plateforme sécurisée de PetalMD et ont utilisé l’outil de messagerie pour communiquer entre eux. L’administration pouvait voir combien de membres du personnel avaient ouvert le bulletin quotidien, puis diriger rapidement les personnes ayant des questions aux bonnes personnes-ressources. 

Au début, les médecins étaient méfiants à l’idée qu’on communique autre chose que leurs gardes, mais finalement, avec la pandémie, il y a eu une plus grande acceptation et consultation des communications administratives. Il en a résulté une meilleure collaboration entre l’administration et le corps médical.

2. La planification des horaires en temps de crise au St. Thomas Elgin General Hospital

L’Hôpital général St. Thomas Elgin, situé en Ontario, est un établissement de 157 lits qui dessert la ville de St. Thomas et les sept municipalités du comté d’Elgin. Plus de 850 personnes travaillent dans l’établissement et plus de 200 professionnels accrédités (médecins, dentistes, etc.) y fournissent des soins. 

Membre de la plateforme PetalMD depuis 2015, l’ensemble de l’hôpital bénéficie d’une liste de garde centralisée, numérique et à jour en temps réel de tous les départements médicaux. Rapidement affecté par la COVID-19, l’hôpital n’eut que de choix de réorganiser les horaires des médecins afin de bien répondre à la demande de soins reliée à la COVID-19.

C’est avec un leadership exemplaire que le Directeur des services professionnels (Chief of staff) a procédé à l’ajout d’un groupe COVID-19 regroupant des médecins de multiples spécialités afin d’offrir un soutien à l’équipe médicale de garde déjà en place.

L’hôpital a aussi procédé à une réorganisation des tâches COVID-19 due à l’ajout du centre de dépistage de COVID-19 situé à l’extérieur de l’hôpital. Madame Patty Aldrich, Executive Assistant Medical Affairs, a procédé à la création d’un groupe de médecins, encore une fois provenant de multiples spécialités, pour attribuer au centre de dépistage un ou plusieurs médecins de garde en cas d’urgence.

Madame Aldrich affirme avoir gagné un temps inestimable lors de l’affectation et la réaffectation de ressources grâce à la plateforme de PetalMD elle-même, mais aussi parce qu'elle était déjà en place avant la première vague de COVID-19. Les changements furent ainsi automatiquement mis à jour pour tous (téléphonie, médecins, bureau DSP, etc.) et accessibles de n’importe quel appareil, en tout temps.

Un pas de géant

La crise sanitaire aura mis en lumière les lacunes médico-administratives dans notre système de santé, mais elle aura aussi permis de faire des pas de géants en termes d’adoption technologique et de prise de conscience des changements à venir sur le plan médico-administratif.

Les technologies innovantes déployées pendant la pandémie ne sont qu’un premier pas vers les institutions de santé de demain, qui s’appuieront sur l’intelligence artificielle pour optimiser la gestion de l’offre médicale et améliorer l’accès aux soins de santé lors des crises futures.