Témoignage d'une DSP : l'impact des horaires de garde numériques en situation d'urgence

Le directeur ou la directrice des services professionnels (DSP) joue un rôle crucial dans l’efficacité d’un hôpital, devant assurer à la fois la coordination des différents services médicaux et la bonne communication entre tous les intervenants. Selon la DSP de l’Hôpital Général de Hawkesbury et district, le simple fait de passer au numérique pour les horaires au sein des différents services médicaux de l’établissement a permis d’améliorer la coordination et la réactivité des équipes de soins.

C’est sur cet enjeu que la DSP s’est exprimée lors la conférence annuelle e-Health 2019 en mai dernier, où elle a exposé les défis auxquels son hôpital était confronté avant que l’établissement numérise et centralise les horaires de médecins des différents services médicaux. Elle a également fait mention des améliorations significatives qu’elle a pu constater par la suite, notamment en situation d'urgence.

Défis de gestion d'horaires auxquels l'Hôpital général de Hawkesbury et district était initialement confronté

• Difficulté à identifier quel médecin était disponible pour chaque tâche lors de la planification des horaires.
• Nombre élevé d'étapes nécessaires pour apporter des modifications de dernière minute aux horaires.
• Beaucoup de temps requis pour créer manuellement et partager des listes de garde.
• Manque de visibilité sur la couverture de garde pour l'ensemble de l'hôpital.
• Manque de fiabilité des informations dû à l'utilisation de documents papier pour la gestion des tâches de garde et les coordonnées des médecins, qui n'étaient parfois pas communiquées à toutes les parties concernées.
• Beaucoup de temps consacré à la planification des horaires, ce qui ne permettait pas aux chefs de départements de se concentrer sur d'autres aspects de leur rôle, tels que l'amélioration de la qualité.

Comment l'Hôpital général de Hawkesbury et district a relevé ses défis de gestion d’horaires grâce à PetalMD

• Tous les horaires de l’hôpital sont centralisés dans un seul tableau de bord : Les médecins et le personnel n’ont plus besoin de consulter différentes sources d'information pour avoir un aperçu de la couverture de garde de l'hôpital et des disponibilités des médecins.
  
• L'information est précise et accessible sur mobile : Les médecins peuvent facilement identifier quel médecin est attitré à une tâche et à quel moment, directement à partir de leur téléphone intelligent. De plus, ils peuvent communiquer entre eux sans devoir passer par la réception.
  
• La liste de garde est générée automatiquement à partir des horaires de médecins : Il n’est plus nécessaire de collecter et de transcrire manuellement les horaires des médecins pour créer la liste de garde, ce qui permet à de nombreux intervenants de gagner beaucoup de temps.

Un exemple concret : la gestion d’un code orange

Le 19 septembre 2018, un accident d’autobus scolaire est survenu près de l’Hôpital général de Hawkesbury et district, qui a dû accueillir rapidement 25 enfants blessés ou en état de choc.

« L'an dernier, j’ai reçu un appel disant "Nous avons un code orange". Un code orange est un désastre externe. Le marathon de Boston était un code orange. Pour nous, il s'agissait d'un autobus scolaire. Nous sommes un petit service d’urgence, nous recevons près de 50 000 patients par an et nous avons 2 médecins de garde en tout temps dans l'hôpital. Nous avons reçu un appel concernant un autobus scolaire mentionnant qu'un total de 25 enfants blessés allaient se présenter à l'urgence dans les 15 prochaines minutes. »

Médecin et directrice des services professionnels à l’Hôpital général de Hawkesbury et district

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La DSP a notamment expliqué que, grâce aux horaires numériques, elle a été en mesure d’identifier rapidement quels médecins étaient disponibles, puis de communiquer directement avec eux. En moins de 20 minutes, elle a pu s’assurer d’avoir une équipe composée de 20 médecins disposés à accueillir les enfants, ce qui n’aurait pas été possible sans l’aide d’une solution numérique. Grâce au fait que l’hôpital avait déjà modernisé ses processus en optant pour un outil technologique pour gérer les horaires de médecins, la DSP a pu communiquer avec les médecins directement à partir de son appareil mobile en un temps record.

« J'ai pris mon téléphone et je me suis dit : « Je dois trouver des médecins maintenant ! ». J'ai donc regardé dans la console et j'ai dit : « Bon, qui est ici à l'hôpital ? ». J'ai immédiatement commencé à défiler dans l’application pour voir qui était en clinique, en salle d'opération, en endoscopie, de garde […]. En utilisant simplement ma console, j'ai pu mobiliser environ 20 médecins afin qu’ils se rendent à l'urgence en 20 minutes. Nous avions un véritable centre de commandement. Nous avions un médecin au triage, un médecin s’occupait des ambulances, nous avions des salles d'attente aménagées pour les familles et les patients. Tout s'est très bien passé et, après, lorsque je me suis assise, je me suis dit : Oh mon Dieu, qu'aurions-nous fait avant PetalMD ? »

Médecin et directrice des services professionnels à l’Hôpital général de Hawkesbury et district

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