Créer un horaire avec PetalMD : les meilleures pratiques

Faites-vous partie des milliers de médecins planificateurs qui utilisent la plateforme de PetalMD pour créer leurs horaires? Si oui, vous serez heureux d’apprendre que notre équipe d’experts a répertorié les meilleures pratiques de nos utilisateurs en matière de planification d’horaires de service médical. Voilà donc quelques habitudes à adopter pour tirer profit de votre outil de planification au maximum et produire des horaires optimaux.

1. Verrouiller la saisie des absences avant de procéder à la planification

Pour éviter qu’un médecin vous envoie une nouvelle demande d’absence alors que votre processus de planification est déjà entamé, nous vous suggérons de verrouiller la saisie des absences à partir d’une certaine date communiquée d’avance. De cette façon, vous vous assurerez de travailler avec des données stables et non pas changeantes, ce qui vous simplifiera beaucoup la tâche. 

Par exemple, pour planifier une période horaire qui couvre avril, mai et juin, certains planificateurs annoncent aux membres de leur équipe qu’ils ont jusqu’au 31 janvier pour envoyer leurs demandes d’absences. La plupart d’entre eux activent alors les rappels automatisés de saisie des absences, ce qui réduit les risques d’oublis chez les membres du groupe.

2. Fixer des limites d’absences

En limitant le nombre de jours d’absence que peuvent demander les médecins pour l’année complète ou pour des périodes spécifiques, les planificateurs peuvent prévenir les manques de disponibilité qui risquent de rendre impossible la création d’un horaire complet.

La solution développée par PetalMD vous permet par exemple d’imposer un maximum de 20 jours d’absence par personne pendant le début de l’été, combiné à une limite de 60 jours d’absence pour l’année. En fixant des limites d’absences, vous vous épargnerez possiblement un travail laborieux de gestion des requêtes individuelles et des remplacements.

3. Configurer des liens patrons-résidents

Des médecins résidents sont planifiés à votre horaire? Ces derniers aiment généralement voir quel patron est associé à leur tâche directement dans leur calendrier. Inversement, il est intéressant pour les patrons de voir quels résidents sont liés à leur tâche. C’est pour cela que plusieurs planificateurs configurent des liens patrons-résidents, ce qui permet également de lier automatiquement certaines tâches de résidents à des tâches patrons lors de la planification. De plus, si une modification est apportée à l’horaire, le patron et le résident liés à la tâche sont tous deux informés automatiquement par le système.  

Pour configurer des liens patrons-résidents, il suffit d’abord de créer les tâches de patron et les tâches de résidents devant être liées, puis de communiquer avec l’équipe de PetalMD. Nos experts en gestion d’horaires s’assureront avec vous que les liens patrons-résidents sont conformes à vos besoins spécifiques, puis procéderont à la liaison.

Voir aussi :

4. Mettre à jour le script d’automatisation avant chaque nouvelle planification (Plan Avancé)

Les planificateurs qui utilisent le plan Avancé, donc qui profitent de la création d’horaires automatisée, gagnent à garder leur script d’automatisation à jour afin d’assurer une répartition rapide et optimale des tâches.

Ainsi, lorsqu’un changement survient au sein de votre service, notamment lorsqu’il y a un roulement de personnel ou que les disponibilités des médecins changent, il est souhaitable d’ajuster le script d’automatisation plutôt que de compenser les éléments désuets avec des affectations manuelles. Mieux vaut envoyer une demande à notre équipe de conseillers spécialisés en gestion d’horaires, qui saura ajuster votre script en fonction de vos nouveaux besoins.

5. Tirer profit de la gestion de l’équité

Pour éviter toute forme de favoritisme dans la répartition des tâches et maximiser la satisfaction des membres du groupe, il est souhaitable de tirer profit des fonctionnalités de gestion de l’équité offertes par la solution de PetalMD. Pour en apprendre plus sur l’équité, n’hésitez pas à consulter notre article Comment rendre les horaires de médecins plus équitables?

6. Inclure la gestion des salles d’opération à votre planification

Une bonne gestion des salles d’opération permet d’améliorer à la fois la satisfaction des médecins et de permettre un meilleur accès aux soins de santé. Pour que l’utilisation des salles d’opération soit maximisée en tout temps et de réduire le  nombre d’opérations en attente, il est souhaitable que la gestion des salles fassent partie des éléments gérés par l’outil de planification. À noter que la gestion des salles peut également s’appliquer aux bureaux.

Pour une configuration optimale de la gestion des salles, nous vous suggérons de communiquer avec notre équipe, qui ont déjà optimisé des centaines d’horaires impliquant une gestion des salles.

7. S’assurer que toute votre équipe utilise la plateforme et l’application mobile

Que ce soit pour saisir leurs absences, consulter leur calendrier personnel et de groupe ou effectuer un échange de tâches, les médecins de votre groupe devraient tous utiliser la plateforme et l’application mobile de PetalMD. Plus les activités liées à la gestion d’horaires seront centralisées dans votre outil de planification, moins vous exposerez votre équipe à des erreurs de gestion d’horaires, de coordination et de communication. Le centre de téléphonie et les médecins résidents, par exemple, seront plus facilement au courant des derniers changements.

Certaines fonctionnalités peuvent favoriser une utilisation plus fréquente, par exemple la synchronisation des horaires de PetalMD avec les outils de calendriers externes (iCal, Google Agenda, Outlook, etc.) et la personnalisation des notifications. 

Si vous constatez que plusieurs de vos collègues n’utilisent pas pleinement l’application de PetalMD par manque de connaissance de la solution, n’hésitez pas à nous contacter pour demander une formation de groupe. Il nous fera plaisir de vous accompagner et de répondre aux interrogations.