Un hôpital peut économiser 1,67 M$ en centralisant les horaires de médecins

Pour mener à bien leur mission de prodiguer des soins de qualité aux patients, les hôpitaux doivent souvent composer avec un enjeu majeur : celui des ressources financières. En effet, même si une technologie permet d’améliorer la qualité des services de santé rendus aux patients, celle-ci risque de ne pas être adoptée par les hôpitaux s'ils n’ont pas les moyens de se la procurer.

Heureusement, certaines technologies innovantes ont non seulement pour effet d’améliorer la coordination des soins, mais également de réduire les dépenses des hôpitaux. C’est notamment le cas de la plateforme développée par PetalMD, qui a été conçue pour centraliser les horaires de médecins et améliorer la coordination des soins.

En s’appuyant sur des témoignages et des données provenant de différents établissements de santé, notre équipe a développé un modèle d’analyse qui permet d’évaluer les économies réalisées par les hôpitaux qui numérisent et centralisent les horaires des médecins. Ce modèle permet aux hôpitaux d’évaluer le gain en efficacité que procure l’agrégation des horaires de médecins, sans nécessairement avoir recours à l’embauche de personnel additionnel. Par exemple, un hôpital composé de 25 services médicaux et employant 400 médecins pourrait économiser l’équivalent de 1,67 M$ par année.

Réduction estimée des coûts liés à la gestion des horaires de médecins pour un hôpital composé de 25 services médicaux et employant 400 médecins

Comment sont calculées les économies de 1,67 M$ par année pour un hôpital de 400 médecins?

Les économies ont été calculées en fonction du nombre d’heures gagnées par les 400 médecins et par le personnel administratif répartis dans les 25 services médicaux, heures qui sont ensuite transposées en dollars canadiens.

Par exemple, si un médecin représente un coût horaire de 240 $ pour l’hôpital et que l’utilisation de la plateforme de PetalMD lui fait gagner 10 heures, ce gain de temps équivaudrait alors à une économie de 2 400 $. Cette économie représente la valeur du gain en temps qui peut être réalloué vers des tâches à valeur ajoutée.

Pour estimer le temps investi par les médecins et le personnel administratif dans la gestion des horaires de garde et de tâches cliniques, nous avons segmenté ce processus en quatre étapes. Parallèlement, nous avons tenu compte du temps requis pour gérer les échanges de quarts de travail entre médecins.

Quels coûts sont associés à chacune des étapes de la gestion des horaires?

Selon nos observations, les établissements de santé suivent habituellement les étapes présentées ci-dessous pour gérer les horaires de médecins.

Temps requis par les médecins et l’administration pour gérer les horaires des médecins

Étape 1 : Planification des horaires personnels

D’abord, chaque médecin envoie ses disponibilités et ses restrictions à la personne responsable de planifier l’horaire de son service médical. Selon nos estimations, chaque médecin alloue en moyenne 15 minutes par trimestre pour effectuer cette tâche. Le personnel administratif de l’hôpital consacre quant à lui 8 heures par trimestre par spécialité pour transmettre les horaires personnels de médecins.

Pour un hôpital de 400 médecins, cette étape coûte environ l’équivalent de 95,2 k$ pour les médecins et de 20,8 k$ pour l’administration.

Étape 2 : Planification des horaires de garde et de tâches cliniques

Après avoir reçu les disponibilités et contraintes des médecins du service médical, le planificateur doit les regrouper afin de distribuer les tâches cliniques et les gardes pour le trimestre. Il envoie ensuite l’horaire de son équipe médicale au directeur des services professionnels (DSP) dans le format qui lui convient (fichier Excel ou Word, télécopieur, courriel, etc.). Chaque planificateur alloue en moyenne 14 heures par trimestre à cette étape. Quant au personnel administratif qui transmet les horaires de médecins et les listes au DSP, il alloue 16 heures par trimestre à cette tâche.

Pour un hôpital de 400 médecins, cette étape coûte environ l’équivalent de 333,3 k$ pour les médecins et de 41,6 k$ pour l’administration.

Étape 3 : Agrégation des horaires de garde et de tâches cliniques

La direction des services professionnels (DSP) reçoit les horaires de tous les départements de l’établissement et doit les regrouper pour les rendre disponibles partout dans l'hôpital. Cette étape d’apparence simple exige cependant un important investissement de temps, puisque les documents sont reçus sur différents types de supports. Selon nos estimations, ce processus nécessite en moyenne 7 heures par trimestre par spécialité médicale pour le personnel administratif.

Pour un hôpital de 400 médecins, cette étape coûte environ l’équivalent de 18,2 k$ pour l’administration.

Étape 4 : Communication des horaires de garde et de tâches cliniques

La direction des services professionnels (DSP) alloue en moyenne 3 heures par médecin par année à tout ce qui a trait à la communication des horaires. Le personnel administratif, qui est responsable de la réception, la retranscription et la distribution des horaires de garde et de tâches cliniques, alloue à cette étape 37 heures, par médecin, par année. La taille de l’hôpital ou de l’organisation de santé influence grandement le temps requis pour réaliser cette étape.

Pour un hôpital de 400 médecins, cette étape coûte environ l’équivalent de 285,7 k$ pour les médecins et de 384,4 k$ pour l’administration.

Échanges de quarts de travail entre médecins

Chaque médecin apporte fréquemment des changements à son horaire. Chacun de ces changements oblige le médecin ou son assistant(e) à trouver un remplaçant, à communiquer le changement au planificateur, puis à aviser la direction des services professionnels, ainsi que les départements concernés. Comme les horaires distribués dans l’hôpital doivent être mis à jour manuellement, chaque changement accapare le personnel administratif pendant 3 heures par trimestre par médecin, ce qui s’additionne aux 15 minutes déjà allouées par les médecins pour chaque échange. Selon des témoignages et nos observations, chaque médecin apporte en moyenne 6 changements par trimestre à son horaire.

Pour un hôpital de 400 médecins, cette étape coûte environ l’équivalent de 571,4 k$ pour les médecins et de 124,7 k$ pour l’administration.

Quelles autres données ont été utilisées dans cette analyse?

Pour arriver à une économie annuelle de 1,67 M$, nous nous sommes appuyés sur la réalité de quelques établissements de santé et avons utilisé les données ci-dessous.

Voyez en détail quelles économies sont générées pour chacune des étapes

Pour voir découvrir comment un hôpital de 400 médecins peut économiser 1,67 M$ en utilisant la plateforme développée par PetalMD et voir en détail quelles économies sont associées à chacune des étapes de gestion des horaires de médecins, n’hésitez pas à télécharger gratuitement le document ci-dessous. Vous pouvez également demander une démonstration personnalisée, ou encore communiquer avec un conseiller spécialisé en technologies de la santé.