Gérer un horaire de garde en hôpital : la dure réalité

Qu’il s’agisse de deux médecins ayant échangé une tâche de travail ou d’une assistante ayant modifié l’horaire de garde du département, la communication de ces changements à l’ensemble de l’hôpital peut être laborieuse. Avec les outils traditionnels tels que les télécopieurs et les notes sur des post-its, les erreurs sont fréquentes et l’information négligée.

La création d’horaires : Une tâche pénible !

Prenons un cas typique. Mélanie travaille à la mise à jour des listes de garde. Elle est responsable de répondre à tous les appels en lien avec un échange de tâche dans l’hôpital. Un bon matin le département de néphrologie la contacte car deux médecins ont échangé leurs tâches de travail. Mélanie prend donc son liquide correcteur, effectue la mise à jour sur l’horaire de garde et le fait parvenir par télécopieur à tous les départements, téléphonistes et autres personnes impliquées dans le processus. En plus d’avoir à répéter cette action plusieurs fois par jour, les demandes de changements lui sont transmises d’une multitude de façons : du téléphone au courriel en passant, bien évidemment, par le télécopieur.

Pendant ce temps, Nancy, une assistante administrative, entreprend sa journée en collant l’horaire de garde sur son bureau afin d’y avoir accès rapidement. Elle reçoit un nombre effarant de documents par télécopieur, la plupart du temps de la part de Mélanie, mais n’a pas le temps ni les ressources pour effectuer les mises à jour en temps réel. Alors, que fait-elle? Elle se réserve deux moments dans la journée pour rassembler tous les documents et effectuer les modifications à l’horaire. Pendant combien de temps l’horaire n’est donc pas exact? Combien de fois la mauvaise information est-elle alors transmise ?

Tel que mentionné dans l’article The slow disappearance of the fax machine in healthcare de HealthIT Exchange :

“En plus des problèmes reliés à la sécurité, le télécopieur peut être inefficace et peu fiable.”

Est-ce la faute de Mélanie ou de Nancy? Bien sûr que non. Par contre, tout le monde doit vivre avec les conséquences de ces procédés imprécis.

Dans le département de Nancy, lorsque deux médecins échangent une tâche, cette dernière doit communiquer les changements à Mélanie qui doit prendre son correcteur liquide pour effectuer les modifications, une fois de plus, et envoyer le nouvel horaire par télécopieur à toutes les personnes concernées.

Pourquoi les hôpitaux utilisent-ils ces technologies désuètes ?

Malgré le grand nombre d’options novatrices disponibles pour les médecins et les hôpitaux, certains établissements de santé demeurent réticents à changer leurs habitudes. Les télécopieurs sont toujours abondamment utilisés et les téléphonistes et adjoints administratifs doivent essayer de trouver la bonne information à travers les dizaines de dossiers, documents et notes manuscrites. Ces méthodes ne permettent pas d’obtenir une version mise à jour du document recherché et engendrent souvent un manque d’efficacité et des erreurs qui sont coûteuses.

L’étude de l’Institut Ponemon intitulée The Economic and Productivity Impact of IT Security on Healthcare démontre que :

“En moyenne, plus de 45 minutes [sont perdues] chaque jour à cause de l’utilisation de technologies désuètes.”

Même en 2015, les défis auxquels les hôpitaux font face dans leur création d’horaires sont directement liés à l’utilisation de systèmes désuets. Certains hôpitaux engagent même du personnel supplémentaire dont la tâche principale est d’effectuer la gestion des changements dans les horaires des différents départements.

Les défis dans la gestion d’horaire incluent :

• Les vacances et les congés;
• L’ancienneté;
• La rotation du personnel;
• La communication des changements;
• Les exigences de l’équipe médicale;
• Préférences de tâches, etc.

Avec des budgets très serrés et l’évolution des priorités pour que ces coupures n’aient pas d’incidences sur les soins aux patients, la plupart des hôpitaux n’ont pas accès aux ressources nécessaires pour ce type de personnel.

Sans la technologie, la gestion des absences des médecins constitue un travail complexe. N’y aurait-il pas une façon plus efficace de faire les choses?

Il est temps d’améliorer la productivité en hôpital

De plus en plus, les hôpitaux se tournent vers les nouvelles technologies afin d’améliorer leur productivité et de réduire leurs dépenses. Avoir un logiciel de gestion d’horaire contribue à améliorer la coordination de l’information dans tout l’hôpital et permet de fournir les bonnes données au personnel administratif et médical en tout temps.

La console hospitalière PetalMD, pour la gestion des horaires de garde, fournit aux intervenants l’information nécessaire en temps réel et à partir de n’importe quel appareil. La plateforme en ligne ne requiert aucune installation et offre également aux utilisateurs l’accès à la messagerie sécurisée.

PetalMD ne fait pas qu’améliorer les communications au sein même d’un hôpital, mais diminue aussi les dépenses et améliore la productivité et la coordination des soins patient.