7 bénéfices de Petal Booking pour les cliniques médicales

L'efficacité d'une clinique médicale ne dépend pas uniquement du nombre de médecins disponibles, mais également des outils technologiques utilisés par l'ensemble du personnel. Voici 7 bénéfices de Petal Booking qui expliquent pourquoi de plus en plus de gestionnaires de cliniques choisissent ce système pour relever les défis de gestion et d'accès aux soins de santé propres à leur réalité.

1. Augmentation de la satisfaction des patients

Alors que 90 % des Canadiens affirment qu’ils aimeraient pouvoir prendre leurs rendez-vous médicaux en ligne, seulement 7 % des médecins canadiens offrent ce service. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, cette donnée inclut les personnes âgées, qui utilisent Internet de plus en plus fréquemment. Plus les patients utilisent le Web pour prendre rendez-vous, moins ceux qui préfèrent utiliser le téléphone attendent longtemps

Petal Booking offre aux cliniques la possibilité d’avoir leur propre portail de prise de rendez-vous en ligne. Les patients peuvent créer leur compte, inscrire les membres de leur famille, avoir accès aux plages de disponibilités des médecins et indiquer la raison de leur visite. Notre équipe se charge d’intégrer le portail de prise de rendez-vous à votre site Web ou de vous créer une page Web. 

• Facilitez l’accès à votre clinique en offrant la prise de rendez-vous 24/7
• Fidélisez vos patients en les habituant à utiliser votre propre portail de prise de rendez-vous en ligne personnalisé
• Sauvez jusqu’à 80 % du temps consacré à la prise de rendez-vous téléphonique

2. Simplification des tâches administratives

Saviez-vous que le personnel administratif d’une clinique médicale typique passe plus de 400 heures par année au téléphone simplement pour rappeler aux patients de se présenter à leurs rendez-vous ? Petal Booking permet d’automatiser les rappels téléphoniques et de simplifier plusieurs autres tâches administratives en informatisant la gestion des rendez-vous. À partir d’une seule interface, le personnel peut créer des horaires et des gabarits d’horaires personnalisables, afficher l’historique des rendez-vous, modifier des dossiers patients, accéder aux disponibilités des médecins et gérer l’horaire des rendez-vous. La centralisation des tâches administratives dans une seule solution informatisée offre au personnel une vision claire des opérations de la clinique et une économie de temps considérable.

• Libérez votre personnel administratif des tâches répétitives afin qu’il puisse accorder plus de temps à d’autres activités à valeur ajoutée
• Centralisez la gestion des rendez-vous
• Profitez de dossiers et d’horaires entièrement informatisés
• 30 minutes/jour/médecin - C’est le temps approximatif requis pour effectuer les rappels de rendez-vous manuellement.

3. Réduction du nombre de rendez-vous manqués (no shows)

Que ce soit en raison d’oublis ou d’annulations de dernière minute, les rendez-vous manqués peuvent représenter un véritable fléau pour une clinique médicale. En plus de diminuer les revenus, ils ont des conséquences négatives sur l’accès aux soins de santé. Des études démontrent en effet qu’une hausse du taux de rendez-vous manqués s’accompagne d’une augmentation du délai entre le moment de la prise du rendez-vous et la date du rendez-vous Petal Booking permet aux cliniques médicales de prévenir les rendez-vous manqués en envoyant automatiquement des rappels et des demandes de confirmation de présence par courriel, par téléphone ou par messagerie texte. Il est même possible de joindre des instructions et des formulaires aux courriels de rappel afin d’accélérer la prise en charge du patient lors de son arrivée en cliniques. Le patient peut confirmer ou annuler sa présence en répondant un simple « 1 » ou « 2 » avec un SMS, ce qui évite les annulations de dernière minute. De nombreuses études citées par Inforoute Santé du Canada démontrent que ces mesures diminuent considérablement le taux de rendez-vous manqués.

Avantages de Petal Booking

• Prévenez les annulations de dernière minute grâce aux confirmations envoyées par les patients suite aux rappels
• Améliorez la prise en charge des patients en leur envoyant automatiquement des instructions ou des documents à rempli
• Améliorer le taux d'assiduité des patients

4. Automatisation des demandes de service

Dans certaines cliniques, le personnel administratif doit poser une série de questions aux patients avant de leur assigner un rendez-vous. C’est notamment le cas des cliniques de médecine spécialisée, par exemple de radiologie, neurologie ou gynécologie, qui doivent connaître le diagnostic ou la prescription du patient afin de leur assigner le rendez-vous approprié.

Petal Booking permet aux cliniques d’intégrer un formulaire de demandes de service à leur portail de prise de rendez-vous en ligne, ce qui automatise la qualification du patient. Si, par exemple, une clinique de radiologie reçoit une demande de mammographie, la patiente aura déjà indiqué si son rendez-vous fait suite à la prescription d’un médecin ou à une lettre de dépistage envoyée par le gouvernement. Elle aura même déjà eu la possibilité d’importer sa lettre ou sa prescription.

Les formulaires de demandes de service sont personnalisables en fonction des types de rendez-vous offerts par la clinique. Si toutes les conditions du formulaire sont bien remplies, le rendez-vous sera automatiquement intégré au calendrier de la clinique en tenant compte de la disponibilité des médecins et des préférences du patient. Lorsqu’un cas atypique survient, la demande de service est envoyée au personnel de la clinique, qui traite la demande manuellement et appelle le patient.

5. Amélioration de la gestion du sans rendez-vous

Pour les cliniques médicales qui offrent du sans rendez-vous, le matin représente une période d’achalandage élevé. Les patients sont nombreux et doivent être traités un par un, ce qui met beaucoup de pression sur le personnel administratif. Puisque personne n’est pas disponible pour répondre au téléphone, les patients à l’autre bout de la ligne sont parfois contraints de prendre rendez-vous dans une autre clinique.

Le portail de prise de rendez-vous en ligne offert par Petal Booking permet aux patients de prendre rendez-vous depuis le confort de leur maison. Les patients se présentent quelques minutes avant l’heure prévue, ce qui a pour effet de diminuer la taille des files d’attente et de faciliter la gestion du sans-rendez-vous.

• Accueillez vos patients progressivement plutôt que de gérer un achalandage très élevé lors de l’ouverture des portes
• Personnalisez vos disponibilités pour le sans rendez-vous
• Offrez un meilleur service à vos patients

 Témoignage - Centre Médical Laval

« En moins d’un mois, nous avons noté une diminution de plus de 90% du nombre de personnes qui se présentent à nos portes le matin, ce qui facilite grandement le travail de nos réceptionnistes tout en allégeant leur charge de travail à l’heure de pointe. »

Ghislaine Bilodeau - Assistant Director

6. Optimisation du suivi des rendez-vous récurrents

Dans les cliniques qui offrent des rendez-vous à fréquences déterminées, par exemple aux deux mois, le personnel doit savoir quels patients contacter en premier afin de s’assurer qu’il n’y ait aucun retard dans les suivis.

Petal Booking permet aux cliniques de générer des listes de patients à contacter en priorité selon différents critères, comme le type de rendez-vous ou les interventions d’un médecin particulier. Il est également possible de faire en sorte que les rendez-vous d’un groupe de patients, par exemple « Juillet 2017 », aient été pris à 80 %, 90 % ou 100 % avant d’entamer le groupe « Août 2017 ».

Une fois les listes programmées, Petal Booking peut envoyer automatiquement des avis aux patients afin de leur rappeler de prendre leur prochain rendez-vous. 

• Priorisez les patients à contacter selon un ordre qui respecte vos critères
• Automatisez le suivi des rendez-vous récurrents
• Évitez les retards dans les suivis

 

7. Adaptation facile pour le personnel

La mise en place d’une solution informatisée implique inévitablement une forme de changement sur le plan des habitudes de travail. Les cliniques médicales étant des milieux très achalandés, le personnel administratif et les professionnels de la santé sont parfois peu enthousiastes à l’idée d’apprendre un nouvel outil, aussi génial soit-il. Petal Booking tient compte de cette réalité en proposant un service d’accompagnement clé en main. Un conseiller spécialisé discute avec le personnel de la clinique afin de bien comprendre les défis de l’établissement et de configurer lui-même la solution. Après l’implantation, le personnela accès à un service de soutien technique illimité.

L’interface est conviviale, ce qui rend son apprentissage intuitif, et accessible à partir de n’importe quel appareil grâce à l’infonuagique (cloud). Elle peut même être entièrement transparente pour les médecins, tout dépendant du dossier médical électronique utilisé (DMÉ). Les médecins peuvent alors continuer à inscrire les renseignements de leurs patients dans le DMÉ qu’ils sont habitués d’utiliser.

Avantages de Petal Booking

• Profitez d’un accompagnement clé en main pour une transition simple et efficace
• Bénéficiez d’un dossier patient informatisé sécuritaire qui peut s’intégrer avec votre DMÉ
• Utilisez une interface conviviale conçue à partir des meilleurs pratiques en matière d'expérience utilisateur

Saviez-vous que... ?

Petal Booking offre aux cliniques du matériel qui facilite l’adoption de la prise de rendez-vous en ligne comme des affiches annonçant l’existence du nouveau portail en ligne, de petites cartes expliquant comment créer son compte en 5 étapes faciles et une présentation PowerPoint à afficher sur un écran dans la salle d’attente.