Vous avez été désigné pour créer et gérer les horaires de votre groupe de médecins, ou alors vous croyez que votre équipe médicale gagnerait à numériser ses horaires? Même si vous désirez vraiment adopter une solution de gestion d’horaires, convaincre vos collègues de passer au numérique pourrait s’avérer un défi de taille.
Pourtant, les solutions de gestion d'horaires comme Petal Scheduling ne bénéficient pas seulement qu’au planificateur, mais bien à tout le groupe de médecins. Après avoir accompagné des centaines de services médicaux dans la gestion de leurs horaires depuis maintenant 10 ans, l’équipe de PetalMD vous partage 8 astuces pour convaincre vos collègues de passer au numérique.
1. Invitez vos collègues à une démonstration personnalisée
Vous avez beau être un orateur d’exception, votre spécialité est la médecine davantage que les technologies numériques. Il est donc probable que vous ne soyez pas dans la meilleure position lorsque vos collègues vous demanderont ce qu’ils gagneraient à adopter une solution de gestion d’horaires. Pourquoi ne pas confier à notre équipe le soin de répondre à cette question?
En invitant quelques-uns de vos collègues à une démonstration personnalisée, vous les sensibiliserez davantage à la manière dont l’outil permettra de respecter plus facilement les demandes de chacun et l’équité au sein du groupe. En plus de rassurer vos collègues quant à l’utilité de l’outil dans leur quotidien, la démonstration leur donnera l’occasion de poser des questions à un conseiller spécialisé en technologies de la santé.
2. Mentionnez que l’outil permettra de répartir les tâches plus équitablement
Selon notre expérience, les équipes médicales apprécient que les tâches les moins convoitées soient réparties de façon équitable entre les membres du groupe, en tout temps. Il peut s’agir des tâches de garde, des quarts de nuits, des fins de semaine ou d’une tâche médicale particulièrement exigeante. La même logique s’applique aux quarts de travail les plus en demande, que ce soit parce qu’ils représentent des revenus plus élevés ou parce qu’ils sont plus agréables à effectuer pour une raison quelconque (lieu, intensité, période de temps, etc.).
En tant que planificateur, vous serez plus en mesure de garantir une distribution équitable des tâches avec une solution informatisée. En effet, les principes d’équité seront transposés en règles mathématiques et toujours pris en compte lors de la planification. Au besoin, vous pourrez même fournir à vos collègues des rapports illustrant la répartition équitable de certains quarts de travail ou de moments précis dans la période.
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3. Envoyez de la documentation spécialisée
Pour mettre vos collègues en confiance, n’hésitez pas à partager vos recherches et les raisons pour lesquelles vous désirez opter pour un outil de gestion d’horaires en leur offrant de la documentation présentant les fonctionnalités et les avantages d’une telle solution.
Vous pouvez également mettre de l’avant des études de cas réalisées auprès de groupes avec des défis similaires aux vôtres et qui ont constaté une amélioration significative de leurs processus de gestion d’horaires suite à l’adoption de l’outil développé par PetalMD.
Nous vous suggérons les documents suivants :
- Aperçu général de Petal Scheduling
- Présentation détaillée des fonctionnalités de Petal Scheduling
- Présentation des avantages qui découlent de l'utilisation de Petal Scheduling
- Étude de cas | Cardiologie (Vancouver, Canada)
- Étude de cas | Médecine d'urgence (Ottawa, Canada)
4. Soulignez qu’une bonne gestion d’horaires contribue à améliorer la qualité de vie des médecins
L’horaire représente littéralement une organisation de la vie professionnelle de vos collègues : plus l’horaire est géré efficacement, plus il aura un effet positif sur leur qualité de vie. Vos collègues et vous-même avez probablement déjà vécu une situation problématique causée par un changement d’horaire qui n’avait pas été communiqué efficacement, ou encore par une planification qui n’avait pas tenu compte d’un empêchement ou d’une préférence sur le plan des disponibilités.
Par exemple, sans solution informatisée qui affiche clairement les disponibilités de tous les médecins et qui est conçue pour faciliter les remplacements, plusieurs appels et courriels sont nécessaires pour trouver un remplaçant de dernière minute. Ces procédures impliquent une perte de temps et d’énergie importante, en plus de risquer de déranger inutilement des confrères. N’hésitez pas à utiliser des exemples vécus pour convaincre vos collègues qu’il serait pertinent d’adopter une solution spécialement conçue pour la gestion d’horaires de médecins.
5. Utilisez des références d’autres médecins satisfaits
Les personnes les mieux placées pour conseiller des médecins sur les outils les plus adaptés à leur réalité, ce sont d’autres médecins. De nombreux médecins ayant adopté Petal Scheduling ont accepté de partager leur expérience avec d’autres médecins afin de référer un outil qui a fait une différence dans leur gestion d’horaires et de participer, à leur manière, à la numérisation du système de santé.
N’hésitez pas à communiquer avec un de nos conseillers spécialisés afin d’obtenir des références d’autres groupes de médecins satisfaits. Vous pourrez ainsi constater avec vos collègues comment Petal Scheduling a permis à des services médicaux semblables au vôtre de relever efficacement leurs défis de gestion d’horaires.
« La création automatisée des horaires nous fait gagner énormément de temps, tandis que les échanges de tâches entre les cardiologues sont maintenant beaucoup plus faciles. Maintenant que nous connaissons les avantages des horaires numériques de Petal Scheduling, nous ne retournerions jamais en arrière. »
Faisal Aziz,
Chef du programme de cardiologie régional, Vancouver General Hospital
« Le logiciel crée automatiquement un calendrier avec des tâches qui sont mieux réparties. Ceci a un effet positif sur l’équilibre entre le travail et la vie personnelle des médecins car ils ont plus de temps pour se reposer entre les quarts de travail. »
Médecin planificateur en chef,
Centre régional de santé de Peterborough
6. Expliquez à vos collègues qu’ils auront plus d’autonomie dans la gestion de leurs horaires
En plus d’avoir accès à leurs horaires personnels et de groupe en tout temps, les médecins de votre groupe seront en mesure d’effectuer des échanges de quarts de travail entre eux directement à partir de l’application mobile ou de leur poste de travail. Ils pourront s’assurer eux-mêmes que l’information a été transmise et reçue, sans nécessairement devoir passer par un(e) assistant(e).
Les médecins pourront proposer eux-mêmes des échanges de quarts de travail à tout le groupe ou à un médecin spécifique via leur appareil mobile. Le planificateur pourra choisir de décider ou non d’approuver les échanges de quart de travail avant leur réattribution.
7. Montrez à vos collègues un aperçu de l’interface
L’interface de Petal Scheduling a été développée en collaboration avec de nombreux médecins spécifiquement dans le but de rendre la navigation la plus simple et intuitive possible pour ses utilisateurs. Comme il est probable que vos collègues souhaitent voir à quoi ressemble l’outil avant de se le procurer, n’hésitez pas à partager la vidéo ci-dessous.
Cette vidéo permettra à vos collègues d’avoir :
- Un aperçu concret de l'interface de l’outil et de sa simplicité;
- Une démonstration détaillée des principales fonctionnalités, y compris les échanges de tâche et le calendrier de groupe;
- Une présentation des options de personnalisation du profil.
8. Amenez vos collègues à se soucier de la gestion d’horaires à long terme
Que ce soit suite à un départ à la retraite ou pour toute autre raison, la responsabilité de créer et de gérer les horaires de votre service médical reviendra inévitablement à quelqu’un d’autre un jour. Comment assurer une bonne transmission des connaissances et éviter de répéter l’apprentissage des règles qui régissent votre groupe à chaque fois qu’un nouveau planificateur prend la relève?
Avec une solution de gestion d’horaires qui sauvegarde et centralise les règles du service médical, la gestion des horaires ne dépend plus des connaissances d’une seule personne et peut donc se transmettre très facilement à chaque fois. En assurant la pérennité des règles qui régissent la distribution optimale des quarts de travail, vos collègues augmenteront leurs chances de voir leurs demandes et ententes respectées lorsqu’une nouvelle personne sera responsable de l’horaire. De plus, grâce à la planification automatisée, la prochaine personne responsable de créer les horaires pourra gagner jusqu’à 80 % du temps investi dans la création des horaires.
Pour plus d’information, n’hésitez pas à appeler notre équipe au 1 888 949-8601 ou à poser vos questions à nos conseillers spécialisés.
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