Comment rendre les horaires de médecins plus équitables?

Puisque chaque groupe de médecins est unique, il n’y a pas de recette universelle pour créer des horaires équitables. Cependant, après avoir accompagné plus de 2 500 médecins planificateurs à créer et gérer des horaires, l’équipe de PetalMD vous propose une méthodologie pour que chaque groupe puisse trouver sa propre recette d’équité.

Étape 1 : Définissez les règles d'équité au sein de votre groupe

1. Identifiez les facteurs d’équité que votre groupe de médecins souhaite mesurer
Les facteurs d’équité correspondent aux quarts de travail que les médecins souhaitent voir répartis équitablement au sein du groupe. Ce peut être certains moments de la semaine (week-ends, nuits, vendredis, etc.) ou certains types de tâches (gardes, opérations, examens, etc.). De manière générale, il s’agit des quarts de travail les moins (ou les plus) convoités.

2. Fixez un objectif d’équité pour chacun des facteurs d’équité
Les objectifs d’équité correspondent à la distribution souhaitée des différents facteurs d’équité. Par exemple, si les week-ends ont été identifiés comme un facteur d’équité, l’objectif d’équité pourra être « tout le monde doit faire au moins deux week-ends sur une période de trois mois, sauf Dr A, qui doit en faire six, et les médecins à temps partiels, qui doivent en faire un seul ». Idéalement, les objectifs d’équité doivent faire consensus au sein du groupe de médecins. Ensuite, ils doivent être pris en considération lors de la construction de l’horaire des médecins.

3. Identifiez les exceptions aux objectifs d’équité
Le responsable de l’horaire doit souvent tenir compte d’exceptions lorsqu’il intègre des objectifs d’équité à sa planification. En effet, certains médecins ou certaines équipes de médecins ne pourront pas se voir attribuer les mêmes objectifs d’équité que les autres en raison de cas particuliers, comme un contrat avec l’hôpital ou un emploi à temps partiel. Il importe de clarifier ces exceptions et de leur attribuer également des objectifs d’équité (ex. : Dr A ne travaille jamais les week-ends).

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Étape 2 : Intégrez les règles d'équité dans la création de votre horaire

Pour intégrer efficacement la notion d’équité à la planification des horaires, il est recommandé d’utiliser une solution spécialisée. En effet, créer l’horaire de façon manuelle et avec des outils qui ne sont pas adaptés à la réalité des médecins nécessite beaucoup de temps, en plus d’impliquer des risques de ne pas respecter les règles d’équité établies en groupe. Plus il y a de médecins et plus les facteurs d’équité à prendre en compte sont nombreux, plus il est souhaitable d’utiliser un outil de planification qui respecte automatiquement l’équité.

Voici par exemple 10 fonctionnalités clés de Petal Scheduling, l’outil de gestion d’horaires de médecins développé par PetalMD, qui permettent de créer des horaires de médecins équitables.

1. La planification automatisée de l’équité
La solution offerte par PetalMD transforme en règles mathématiques les facteurs d'équité et les exceptions déterminés par le groupe de médecins, ce qui permet la construction automatisée d'un horaire équitable. L’équité est un des nombreux facteurs pris en compte dans la planification automatisée de l’outil Petal Scheduling.

2. Le niveau d’influence de l’équité sur la planification automatisée 
Les règles d’équité dont la planification automatisée tient compte peuvent être configurées selon deux niveaux de priorité : « limitant » ou « influent ».

Limitant : À utiliser lorsque la règle d’équité doit obligatoirement être respectée, par exemple lorsqu’il s’agit d’un contrat avec l’hôpital. Plus précisément, la configuration du compteur d’équité empêche la planification automatisée de dépasser les cibles d’équité pour remplir toutes les affectations.

Influent : À utiliser lorsque la règle d’équité est un idéal à atteindre, mais peut être contournée dans certaines circonstances, par exemple lorsqu'il s'agit d'une préférence personnelle. Plus précisément, la configuration du compteur d’équité influence les affectations sans empêcher la planification automatisée de dépasser les cibles pour remplir toutes les affectations.

3. Le suivi de l’équité pendant la planification manuelle 
Les médecins planificateurs qui ne souhaitent pas profiter de la planification automatisée, une fonctionnalité exclusive au plan Avancé de Petal Scheduling, ont tout de même accès à un « compteur d’équité ». Le médecin planificateur configure une cible avec, par exemple, quatre quarts de travail X pour une période de trois mois. Le compteur indique si la cible est atteinte ou dépassée pour chaque médecin ou équipe de médecins afin de permettre au planificateur d’ajuster ses assignations.

4. L’équité adaptée à un médecin spécifique
Pour tenir compte des exceptions, le planificateur peut établir des objectifs d’équité différents pour chaque médecin. Cela peut servir par exemple à fixer des objectifs d’équité distincts pour les médecins à temps partiels, ou pour ceux qui ne sont pas en mesure de faire un quart de travail spécifique.

5. Les facteurs d’équité par moments ou par tâches 
Le planificateur peut configurer un compteur d’équité pour les jours fériés, les nuits, les week-ends, ou toute autre période de temps, par exemple les vendredis. Outre les périodes de temps, le compteur d’équité peut également être configuré pour un type de tâche en particulier, par exemple les gardes, ou encore un type précis d’opération.

6. Les cibles d’équité en nombres ou en pourcentage 
L’outil permet de déterminer combien de quarts de travail doivent être assignés à chaque médecin de deux façons : en nombres absolus ou en pourcentage. Le planificateur peut, par exemple, viser une assignation de 10 tâches de garde par médecin sur une période de six mois, ou alors assigner 25 % d’une tâche de garde à temps plein aux médecins à temps partiel.

7. La planification avec une équité cumulative
D’une période planifiée à une autre, le nombre de jours fériés n’est pas nécessairement le même, ce qui peut représenter un défi sur le plan de l’équité. Pour garantir une équité à plus long terme, par exemple sur un an, le planificateur peut cumuler les valeurs d’équité d’une période.

8. L'importation des valeurs d’équité en cours ou à la publication 
Il arrive que des échanges de quarts de travail surviennent entre les médecins et modifient l’équité prévue lors de planification initiale. Le planificateur peut donc importer les valeurs d’équité telles qu’elles étaient lors de la publication de l’horaire ou en cours.

9. Distribution de l’équité sur l’ensemble de la période
Si la cible d’équité d’un médecin est établie à 18 quarts de nuit sur une période horaire de trois mois, comment éviter que le médecin se voit assigner 12 quarts de nuit le premier mois, puis trois quarts de nuits les deuxième et troisième mois? L’outil développé par PetalMD permet de configurer des objectifs d’équité (ou compteurs d’équité) sur des périodes de temps spécifiques à l’intérieur des objectifs d’équité globaux qui s’appliquent à tout l’horaire. Pour reprendre l’exemple des 18 quarts de nuit à assigner sur trois mois, cette fonctionnalité permettrait de viser six quarts de nuit par mois afin de répartir les quarts de travail plus uniformément sur la période planifiée.

10. Les rapports d'équité
Afin de s’assurer d’avoir créé un horaire équitable, le planificateur peut extraire un fichier sommaire indiquant combien de tâches ont été assignées à chaque médecin au moment où l’horaire a été publié. En plus de permettre des analyses pour fin de vérification, ce rapport d’équité lui permet de gérer les cibles d’équité à atteindre avant de commencer la planification du prochain horaire.

Offrez à votre groupe de médecins un horaire plus équitable dès votre prochaine planification

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