La complexité de planifier les horaires des médecins

À l’intérieur des groupes de médecins, que ce soit dans les départements hospitaliers ou ailleurs, il y a toujours une personne responsable de planifier et de gérer l’horaire des médecins.

Les médecins ne sont pas payés pour faire cette tâche en surplus : cette planification empiète sur leur temps de travail et leur temps libre.

Pour la plupart des groupes, le seul inconvénient est d’être en mesure de transmettre ses non-disponibilités et de s’assurer qu’elles soient respectées. Par contre, pour la personne responsable des horaires, le temps et l’effort demandé à élaborer manuellement un horaire de trois mois sont extrêmes. Le niveau de complexité augmente relativement au nombre de médecins, de tâches différentes et de quarts de travail.

Gérer les absences des médecins

Remettre ses absences est assez simple à faire puisque vous êtes au courant de votre horaire du temps. Pour un chargé d’horaire, cependant, compiler les absences de chacun et planifier un horaire complet requiert de nombreuses heures de travail, particulièrement pour de longues périodes. Sans de bons outils, gérer les absences et planifier l’horaire manuellement peut devenir un lourd travail qui demande d’être échelonné sur plusieurs jours.

Pour Nancy Schroeder, la coordinatrice de Medical Affairs à l’Hôpital régional de Pembroke en Ontario, l’addition continuelle de plusieurs médecins au groupe déjà existant ajoutait beaucoup trop de complexité aux horaires pour que le procédé soit manuellement transcrit et planifié. Le procédé manuel n’était plus adéquat considérant ces changements réguliers.

“Faire les horaires prenait beaucoup trop de mon temps; je recevais constamment des courriels, des appels et des changements de quarts de travail.” dit Nancy.

La planification d’horaires est beaucoup plus complexe que l’on peut le penser au premier abord; regrouper, planifier et respecter les non-disponibilités dans un même horaire. Quand ces variables ont été prises en considération, les quarts de travail eux-mêmes se doivent d’être répartis de façon équitable et de manière à remplir les plages horaires.

Qu’est-ce qu’on doit donc avoir à l’esprit lors de la planification d’horaires de groupe ?

Les éléments de l’horaire d’un médecin

Pour la personne responsable des horaires, il y a plusieurs éléments à considérer et à respecter lors de la planification de l’horaire. Ceux-ci incluent :

• Les types de quarts de travail;
• Les plages horaires variées;
• La gestion des absences;
• L’équité;
• Le respect de certaines contraintes;
• Le partage de l’horaire à tout le groupe;
• Les appels et courriels pour les transferts et échanges;
• La mise à jour de l’horaire;
• La communication des changements au groupe;
• L’envoi de l’horaire de garde à l’administration de l’hôpital;
• Le partage des modifications de l’horaire à l’administration de l’hôpital.

Excel peut afficher certains éléments dans une forme un peu plus concise, mais le logiciel ne pourra pas faire le travail pour vous. La gestion manuelle d’un horaire prend énormément de temps. Cela implique de rendre toute information visuellement disponible, d’élaborer un plan et de constamment devoir changer et modifier l’horaire quand une contrainte n’est pas respectée. Ceci entraîne, la plupart du temps, un effet domino sur les autres quarts de travail et les non-disponibilités d’autres médecins.

La solution est d’éliminer la gestion manuelle des horaires en l’automatisant. L’automatisation permet aux médecins chargés de la planification des horaires d’éviter de passer leur temps sur ceux-ci et pouvoir, plutôt, se concentrer sur leurs patients ou améliorer leur conciliation travail et vie personnelle.

Ce qu’un outil d’horaire automatisé fait pour les groupes de médecins

De nos jours, la gestion manuelle des horaires est non seulement inutile, mais également improductive. Les outils d’automatisation d’horaires vous permettent de générer un horaire complexe en quelques minutes, tout en considérant vos besoins, contraintes, règles et équité.

Prenez l’exemple du Dr Friesen. Il est le chargé d’horaire pour le département d’urgence dans un grand hôpital canadien et apprécie la facilité de travailler avec un outil d’horaire automatisé qui lui permet d’effectuer des changements manuels comme bon lui semble. Cet outil lui permet également de fournir à son groupe une manière simplifiée d’échanger leurs tâches, avec ou sans leur consentement, ce qui répond également à l’un de ses besoins.

Dr Friesen estime qu’avec la solution d’horaire PetalMD, il passe maintenant 15 heures à construire son horaire de 3 mois; une réduction significative de 62 % de son temps et il élimine par le fait même la majorité des tâches lassantes. Une réduction de temps, qui passe de 40 à 15 heures pour une période de 3 mois, constitue plus de 100 heures gagnées annuellement. - Études de cas de groupes d’urgence

Le temps qu’il a économisé en se détournant du mode manuel et papier vers un outil automatisé a non seulement permis, à lui et son équipe, d’augmenter leur productivité, mais également d’améliorer leur conciliation travail et vie personnelle. Son équipe n’a plus besoin de courir afin de lui remettre leurs indisponibilités ou de lui demander constamment d’échanger leurs quarts de travail. Ils peuvent le faire eux-mêmes sur leur téléphone intelligent ou par le biais du portail Web, en quelques clics. L’application infonuagique leur permet d’adopter facilement une solution sans rien avoir à installer.

Vous pouvez lire l’étude de cas de groupes d’urgence pour découvrir comment d’autres départements d’urgence canadiens ont gagné du temps et ont amélioré la satisfaction des médecins en utilisant un outil d’automatisation d’horaires conçu pour eux.