La confection d’horaires représente un défi important pour les médecins planificateurs. La préparation d’un calendrier trimestriel peut facilement prendre 40 heures, sans compter les modifications qui surviennent après sa diffusion.
Un horaire bien planifié et bien géré rend un département beaucoup plus efficace tout en augmentant la qualité de vie des médecins. Comment les hôpitaux peuvent-ils aider les médecins planificateurs à effectuer leurs tâches de gestion de manière optimale sans les mener à l'épuisement?
Les médecins planificateurs ont une réalité bien à eux, et plus on comprend le puzzle qu’elle représente, plus on est en mesure de les outiller adéquatement.
Réaliser un horaire, un puzzle de plus de 5 000 morceaux
La réalisation d’un horaire se compare à un immense puzzle en raison des nombreuses pièces et combinaisons possibles. Les médecins planificateurs doivent assigner à la fois les quarts de travail et les tâches aux médecins de leur département sur une période de 3, de 6 ou même de 12 mois.
Mais cette partie n’est que la pointe de l’iceberg. Ils doivent également tenir compte des contraintes propres à chaque médecin (absences, demandes spéciales, etc.), de l’équité dans la répartition des sessions de travail et du respect des normes tolérées en matière de nombre de quarts de travail. Le tout, en respectant l’horaire externe des médecins qui exercent leurs fonctions dans d’autres hôpitaux ou cliniques.
En d’autres mots, en plus de tenir compte des variables liées aux contraintes personnelles, les médecins planificateurs doivent souvent combiner plus de 5 facteurs :
- Quarts de travail
- Absences
- Distribution équitable
- Respect des règles d’affaires
- Horaires externes
Imaginez la tâche colossale que représente la confection d’un horaire qui s’étale sur plusieurs mois lorsque chaque médecin demande au planificateur d’horaires de respecter 5 variables qui s’incarnent différemment pour chacun : réunions parentales, couples de médecins, remplacements en clinique externe, etc.
Puisque les médecins planificateurs gèrent des groupes pouvant dépasser 20 médecins et que les contraintes de chacun d’entre eux sont souvent incompatibles, lorsqu’on tient compte de toutes les combinaisons possibles, la confection d’un horaire représente un casse-tête de plus de 5 000 morceaux.
La coordination des horaires sans plateforme centralisée
Après avoir créé l’horaire, les médecins planificateurs doivent garder l’oeil ouvert en tout temps. Ils doivent connaître tous les changements de tâches qui surviennent entre les groupes et modifier l’horaire en fonction des contraintes de tous et chacun.
Lorsqu’un changement de tâche est approuvé, le planificateur doit ensuite s’assurer que l’information est bien transmise aux départements hospitaliers concernés. Et lorsque les horaires sont modifiés plusieurs fois par semaine, voire par jour, les risques d’erreurs se multiplient : l’absence de médecins sur le plancher et la remise ultérieure de rendez-vous sont des exemples connus.
De toute évidence, la gestion des horaires pour un médecin planificateur représente bien plus qu’une semaine de préparation : il s’agit d’une fonction de coordonnateur à temps plein.
Comment simplifier et optimiser le travail de gestion des médecins planificateurs?
L’équipe de PetalMD s’est donnée pour mission d’outiller les médecins planificateurs afin qu’ils puissent relever plus facilement et plus efficacement leurs défis quotidiens. En choisissant l’application Gestion d’horaires, ils rendent service à leur département et à leur hôpital tout en augmentant leur propre qualité de vie. Comment?
Les planificateurs sauvent énormément de temps grâce à la création d'horaires automatisée
Simple d’utilisation, la plateforme de gestion des horaires offerte permet de réduire jusqu’à 80% du temps consacré à la construction d’horaires. Ces résultats spectaculaires s’expliquent grâce à l’outil d’automatisation, qui évalue les absences, les contraintes et les cibles de distribution des médecins afin de générer un horaire équitable en quelques minutes seulement. L’application s’occupe de résoudre le casse-tête des planificateurs d’horaires de manière optimale afin de sauver du temps et d’éviter de nombreux maux de tête.
- Dr Friesen, Centre de santé régional de Peterborough
Les planificateurs ont un portrait en temps réel des échanges de tâches entre médecins
La plateforme PetalMD permet aux médecins utilisateurs d’effectuer des changements de tâches entre eux de façon autonome ou approuvée par les planificateurs d’horaires. Le tout sans risque d’erreurs ou de mauvaise communication entre les intermédiaires. Pas de télécopieur, de messages vocaux, de téléavertisseurs, de courriels ou de post-it : les tâches sont mises à jour et communiquées en temps réel.
Les planificateurs bénéficient d'un contrôle total sur leurs horaires
L’automatisation des horaires et l’attribution des tâches en temps réel sont certes des solutions optimales, mais il est important que le pouvoir décisionnel revienne au médecin planificateur. Malgré toutes les combinaisons proposées par l’outil, le dernier mot appartient en tout temps au planificateur, qui conserve le contrôle sur ses horaires.
Comment se joindre à la communauté PetalMD?
Aujourd’hui, plus de 30 000 médecins font confiance à PetalMD. Nous vous invitons également à consulter l’étude de cas de groupes d’urgence pour découvrir comment certains départements ont gagné du temps et améliorer la qualité de vie des médecins en utilisant l’outil de planification des horaires.
Travaillons ensemble à améliorer la qualité de vie des médecins et l’efficacité du système de santé!
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