Dans une journée typique, le personnel administratif d’une clinique médicale passe beaucoup de temps à prendre (et souvent transcrire) des rendez-vous et s’assure de la présence des patients dans les prochains jours. Malgré tout, il arrive souvent que certains patients ne soient pas présents à leur rendez-vous. Que faire ?
Les défis quotidiens du personnel en clinique médicale
Les patients qui ne se présentent pas en clinique affectent directement le travail des réceptionnistes, du personnel administratif et du médecin. Est-ce que le patient a oublié son rendez-vous ? Est-ce qu’un rappel lui a été fait ? Est-il possible d’identifier si ce processus a été effectué ou non ?
L’ensemble du personnel en clinique est extrêmement occupé et, sans l’aide d’une technologie adaptée à cette réalité, il est normal d’oublier certaines tâches. Que ce soit pour confirmer un rendez-vous ou pour effectuer un rappel auprès d’un patient, il est primordial d’avoir un processus efficace et des outils performants. Sans cela, l’absentéisme en clinique demeurera une problématique importante et très dommageable.
Avec les dizaines d’appels reçus à chaque heure et les nombreuses ressources attitrées à la prise de rendez-vous, il est fréquent de voir une plage horaire être réservée pour deux patients à la fois. En plus d’engendrer des pertes de revenus, cette situation rend souvent les patients insatisfaits du service offert.
Le personnel administratif, pour sa part, doit également transcrire tous les horaires des médecins dans le dossier médical électronique (DME) afin de voir qui est disponible et à quel moment. Cette tâche est laborieuse et requiert un très haut niveau d’attention afin de ne pas effectuer d’erreurs dans la retranscription. Il doit bien y avoir un moyen plus efficace...
Un outil efficace pour la prise de rendez-vous patient
Dans le eBook d’Inforoute, Exploring the Value, Benefits and Common Concerns of e-Booking, il est démontré que la prise de rendez-vous patient en ligne réduit le pourcentage d’absentéisme de 9%.
Parmi les outils disponibles, la solution de prise de rendez-vous patient PetalMD offre aux cliniques:
- L’élimination de la prise de rendez-vous en double pour la même plage horaire
- La réduction des coûts d’opération pour la gestion des rendez-vous
- L’élimination du temps de double saisie pour votre personnel administratif
- La réduction du nombre de rendez-vous manqués
- Une augmentation de la satisfaction de vos patients
La solution PetalMD inclut aussi le sans rendez-vous et la gestion de l’horaire de bureau. Les patients peuvent effectuer la gestion de leurs rendez-vous en ligne sans avoir à se soucier du risque de double assignation sur la plage horaire sélectionnée. Le rendez-vous choisi sera automatiquement synchronisé dans le calendrier du médecin, éliminant ainsi le travail de retranscription.
Les téléphonistes peuvent également prendre un rendez-vous en moins de 15 secondes. Cela permet ainsi d’augmenter le nombre d’appels traités en une journée et de réduire le temps d’attente pour chaque patient.
De plus, la solution PetalMD comprend un outil de messagerie sécurisée qui offre aux médecins la possibilité de communiquer entre eux beaucoup plus rapidement et efficacement. Un médecin peut ainsi joindre son collègue, qu’il se trouve dans la même bâtisse que celui-ci ou qu’il soit à l’autre bout du pays.
L’outil technologique qui prend en charge l’ensemble des tâches en un seul endroit est à privilégier. Il permet ainsi d’éviter les erreurs et de faciliter le processus de gestion d’horaire. L’impact positif pourra alors se faire sentir non seulement auprès de l’équipe administrative, mais également auprès des patients.
Vous êtes-vous déjà demandé s'il existait une façon plus simple de gérer la prise de rendez-vous des patients de votre clinique ?
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